[Jenny Graham]: Đồ uống ở đằng kia. Một phút. Có một chút chồng chéo, nhưng tôi có thể nghe thường nghe một người.
[Austin]: Hoàn hảo.
[Ruseau]: Các băng đảng đều ở đây. Và tôi nghĩ Chad là người duy nhất khác. Chúng tôi sẽ trở lại.
[Suzanne Galusi]: Chúng ta là nhau như một giờ.
[Jenny Graham]: Suzanne, bạn có biết Luke không? Tôi không nghĩ rằng tôi làm. Tôi muốn xem bánh xe.
[Parkinson]: Của tôi, tôi không nghĩ rằng tôi đã nhìn thấy một. Được rồi. Buổi tối vui vẻ. Chúng tôi đang thiết lập ngày hôm nay. Zoom của chúng tôi sẽ có một phòng phóng to chức năng hơn nhiều trong tương lai. Chúng tôi chỉ đang chờ nhà cung cấp của chúng tôi đến. Các micro nằm ở trung tâm ở đó. Nó hoàn toàn không dây. Vì vậy, chúng ta cần di chuyển nó khi cần thiết, nhưng nó cũng phục vụ như một người nói. Vì vậy, nếu tôi phải rút phích cắm một số thứ, tôi sẽ làm điều đó. Nếu có quá nhiều tiếng ồn, chỉ cần cho tôi biết.
[Jenny Graham]: Chúng ta có người trong phòng chờ trên Zoom không?
[Parkinson]: Phòng chờ mở, vì vậy mọi người có thể tự do vào bất cứ lúc nào. Và nếu chúng tôi thấy bất cứ ai, chúng tôi sẽ gửi cho bạn một mã.
[Jenny Graham]: Ok, tuyệt vời. Cảm ơn. Chào mừng, mọi người. Chúng tôi ở đây. Chúng tôi đã làm nó. Điều đó thực sự thực sự thú vị. Cảm ơn tất cả các bạn đã đến. Chỉ bằng một số kế hoạch cho tối nay, chúng ta sẽ rời đi lúc 8 giờ. Chúng ta sẽ rời đi sớm hơn 8. Điều đầu tiên, tôi sẽ thay đổi chương trình nghị sự xung quanh một chút vì Janelle từ KP Law là ở đây để thực hiện một số khóa đào tạo luật gặp gỡ mở. Vì vậy, chúng tôi sẽ bỏ qua những lời giới thiệu trong thời điểm này. Vì vậy, Janelle có thể thực hiện cuộc họp mở trong khi đào tạo vì cô ấy có một cam kết cho nửa sau của cuộc họp này. Vì vậy, tôi muốn chắc chắn rằng có đủ thời gian để cô ấy có được điều đó. Nhưng trước khi chúng tôi làm điều đó, tôi sẽ thực hiện một cuộc gọi nhanh chóng để chúng tôi, cho hồ sơ, biết ai ở đây. Jenny Graham ở đây. Thị trưởng Lungo-Koehn.
[Suzanne Galusi]: Đây.
[Jenny Graham]: Tiến sĩ Edwardda Benson. Đây. Tiến sĩ vào mục nhập.
[Suzanne Galusi]: Đây.
[Jenny Graham]: Tiến sĩ Cushing.
[Suzanne Galusi]: Đây.
[Jenny Graham]: Người điều hành Cabral. Đây. Lady Brown. Đây. Marissa Desmond, Maria Dorsey, Brian Hilliard, anh vắng mặt. Tracy Keene, Emily Lazzaro vắng mặt. Cô ấy có một cuộc họp hội đồng tối nay. Nicole Morell vắng mặt. Cô đã có một cuộc xung đột trước đó. Aaron Lopate, Luke Pressner, Larry Brown, Bob Dickinson, anh không ở đây tối nay. Fiona Maxwell, Joan Bowen, Thomas Dalton, Chad Fallon đang đến, tôi tin. Lori Hodgkin, John McLaughlin, Paul Rousseau và Philip Santos không có mặt tối nay. Anh ấy cũng có một hội nghị. Vì vậy, chúng tôi có một đại biểu. Bạn sẽ tìm hiểu tại sao điều đó lại quan trọng chỉ trong vài phút. Nhưng tôi sẽ chuyển nó sang Janelle chỉ trong một giây. Nhưng tôi nghĩ rằng tôi sẽ bắt đầu bằng cách nói tất cả các cuộc họp của chúng tôi phải tuân theo luật họp mở. Và với bốn năm kinh nghiệm trong lô cuộc họp mở, đó là một cách rất khó hiểu để hoàn thành công việc. Vì vậy, tôi sẽ nói rằng đó là kinh nghiệm cá nhân của tôi. Nó ở đó vì một lý do. Nó hoàn toàn cần thiết, nhưng nó sẽ yêu cầu tất cả các bạn phải suy nghĩ cẩn thận về không chỉ những gì bạn đang nói và làm trong các cuộc họp, mà quan trọng hơn, bạn đang cư xử như thế nào ngoài các cuộc họp của chúng tôi bởi vì Bạn có thể vô tình thấy mình mâu thuẫn với luật gặp gỡ mở. MSB yêu cầu chúng tôi tổ chức tất cả các cuộc họp của chúng tôi theo luật họp mở, vì vậy chúng tôi nghĩ rằng điều quan trọng là mọi người phải có một số nền tảng trong tất cả những điều đó. Ừm, các quan chức được bầu trong phòng rõ ràng đã quen thuộc với luật họp mở và có thể cung cấp hướng dẫn cho bất kỳ ai có thắc mắc. Tôi vừa đăng ký chúng cho điều đó. Ừm tôi sẽ nói với các nhà giáo dục trong phòng như bạn thường tương tác với ủy ban nhà trường mọi lúc và bạn thường không tuân theo luật họp mở mà trong phòng này và về chủ đề này bạn đang có. Vì vậy, nó chỉ là một sự điều chỉnh của Tập hợp trách nhiệm của bạn theo cách này. Vì vậy, tôi sẽ chuyển nó cho Janelle. Janelle, nếu bạn có thể vui lòng cho chúng tôi biết liệu bạn có muốn câu hỏi trên đường đi hay bạn muốn chúng tôi giữ câu hỏi của chúng tôi cho đến khi bạn hoàn thành.
[Austin]: Sure. Thank you so much. Can everyone hear me okay? Yes. Thank you so much for having me this evening. Happy to present on this very important topic of the open meeting law. I will dive into the public records law a little bit to the extent there's a little bit of overlap. I always think it's a good idea to cover these topics. Certainly I agree in terms of open meeting law compliance. I represent the city of Medford, other communities across the state, and we are seeing a significant uptick in open meeting law compliance. So certainly a good opportunity to provide best practices, talk a little bit in terms of you know, what your role is in terms of open meeting law compliance, and I understand that some members may be more familiar than others, so I'll try to start with best practices, and I think that's always a good idea. If there are certainly any questions after the training, or along the way, I think we can feel free to interject. I'm an informal person, as many of you know, happy to have this be a conversation. If someone feels more comfortable speaking to me after the training, I'm certainly happy to make myself available as well. And the mayor has my contact information, happy to provide that. I would also start by saying certification is really important. So for any member that hasn't already completed their open meeting law certification, I recommend that be done as soon as possible. The new Attorney General has put forth a new updated open meeting law guide. last year. That's available on the Division of Open Government's website. I'm happy to circulate the link after this, but in my opinion, if any members are due for their open meeting law certification or for any new members, it's a good idea and certainly required under the open meeting law that that be conducted. We are going to cover best practices tonight where this is a public meeting. I don't want to go into any specifics or anything that may invoke the open meeting law in a non-confidential way. Certainly if there are any questions, happy to follow up afterwards. I think I have the ability to share my screen. So I wanted to go through the slides that I have. And again, if anyone has any particular questions, happy to either interject. I won't take offense or go from there. Can everyone see the slides okay? Great. So we're here tonight to talk about the open meeting law. I'm gonna talk about best practices. I'm gonna go through the sort of fundamentals of the open meeting law. We certainly start with the premise that the open meeting law, public records and conflict of interest law throughout the country are really, you know, aimed at government transparency and to eliminate secrecy in terms of the work. that you all are doing. So we know that under the open meeting law, public bodies such as yourself that are subject to the open meeting law can generally only conduct public business through their public meetings, unless there's a specific exemption applies called an executive session, which would allow you to have a confidential meeting. And we'll cover that a little bit further in the training. But in essence, the open meeting law regulates the process by which public meetings can be held and conducted. And there are really several components to what the open meeting law requires. So one, what types of meetings are subject to the law? What rules need to be followed to hold a meeting sufficient to give members of the public notice? And what are the common violations and why? And I think this is always a good idea to cover, again, not to scare anyone or detract from any of the important work that you all are doing, but really just so we're all aware of what the Attorney General's Division of Open Government requires in terms of enforcement, and really to make sure everyone's on the same page with respect to the work and business of the committee. The open meeting law addresses four major issues, so I want to cover those in detail. And apologies if this is, you know, some information that many of the members may have, but I think it's always a good idea to do a refresher. We know that the open meeting law requires notice. Essentially, it requires that postings be conducted no more than 48 weekday hours prior to the meeting. We know that the notice has to be posted in a location accessible 24 hours a day, including the website, and the meeting has to be held in an accessible location under the ADA. If you are meeting virtually or in a hybrid format, we can talk about that. Certainly, information should be available so members of the public know how to log in at home, and any location that you're meeting in person should be accessible as well. We also know that the meeting notice or the agenda should have detailed subject matter items, so we'll talk a little bit about what that means. But it's a detailed list of topics that you will all review so that a member of the public can look at that meeting notice at home and say, yes, I'd like to attend the meeting because I know these topics are going to be covered, or no, I'm going to pass on this one and go to the next one. someone should be able to say, I understand what this meeting is about and I want to attend this meeting based on what's on the meeting notice. We're going to talk a little bit about the nature of the meeting. As I mentioned at the beginning, there's a presumption under the open meeting law because of government transparency issues for an open session. So the meetings conducted as we're meeting tonight in an open session so members of the public can see in real time what the public body is doing, the votes that are being conducted and the deliberation, and we'll talk about what that means, of the body's business and the public business being conducted. There are certain pretty narrowly tailored reasons for a closed or an executive session, and we'll talk about the procedures if you do end up meeting in executive session. Conduct of the meeting, this is a hot, hot topic in recent years, essentially, you know, what rules govern public comment? What are the free speech principles that may apply? Who gets to speak and when in remote and hybrid meetings? So we'll cover that. And then the fourth major component of the open meeting law is the meeting minutes themselves. Essentially the content of the meeting, detailed enough, similar to a meeting notice to allow someone that wasn't present to know what transpired or what took place at the meeting. The timing for drafting and approving those meeting minutes, essentially for an open meeting within three meetings or 30 days, whichever is later, is a standard that the Attorney General's Division of Open Government established. And we'll talk about the process to do that. Most of the public bodies that I work with usually have them approved at a, you know, an open meeting of the public body for any meeting minutes, but some decide to designate that task to the chair or to another individual. That's a policy decision, but we can talk about that if anyone has any questions on that as well. So we'll go through the overview essentially. 48 hours, I can't tell you how important that is prior to the date of the meeting. So certainly to be cognizant of legal holidays, vacation schedules, certainly as the summer months come up and there's various holidays in play, Memorial Day, Juneteenth, as well as July 4th, something to be aware of as you schedule meetings that it's 48 weekday hours, not including holidays or weekends. The meeting notice should list all the topics with specificity. And regardless of whether the meeting was posted correctly, We know that the open meeting law says that a meeting occurs whenever a quorum of your public body discusses matters within its jurisdiction. So we're gonna spend a lot of time on email practices and text message practices, because I certainly agree with the statement at the beginning of the meeting, that in essence, it's just as important what occurs outside of a public body's meeting under the open meeting law as to what occurs during a meeting. So we're gonna talk about pitfalls and some things to be careful of relative to your work. And essentially something that I see all the time and to be careful about is that we know that a quorum can be reached regardless of whether an email goes to the entire public body or whether it goes to several members and then it's forwarded to other members. So we're gonna talk about that. We call that serial communications and it's something with the, you know, explosion and all of us use technology all the time. It's something to be aware of, certainly, as you serve relative to the open meeting law to not get into a situation where there's deliberation over email or text message or other social media mechanisms. Subcommittees, I don't know if you intend to create any subcommittees, but certainly wanting to review that as well as we provide an overview. A subcommittee is also subject to the open meeting law. The intent to create a subcommittee essentially is not required, and the attorney general will look to determine whether or not the subcommittee is within government, empowered to act collectively in serving a public purpose. So generally speaking, unless there's an exception, and we'll talk about that, a subcommittee of your committee is essentially subject to the open meeting law. just as the entire compliment would be. You know, there are exceptions to that. If the mayor created a subcommittee to advise just herself or the superintendent did, where they are not individually subject to the open meeting law, a subcommittee created by them wouldn't be. It's a very fact specific analysis. So we just wanna be really careful with respect to the creation of subcommittees or working groups or task forces. to determine whether or not they are subject to the open meeting law. Some practical ways, I try to be practical as many of you know, to avoid violations of the open meeting law. One person reporting back to the public body doesn't create a subcommittee. And if multiple members are using, doing work on behalf of the public body, you would wanna post a meeting and comply with the open meeting law. Any questions so far? Okay, I'll continue on. Some tips to stay out of trouble. And this is all things that I've seen in advising municipalities since 2006 on open meeting law and public records issues. So it certainly comes from experience. If you are attending a meeting of another public body, school committees, city council, the city of Medford. Um another. I'm sure you're all very involved in the city of Medford and the work that the city does. You want to avoid creating the appearance, whether that be at another public bodies meeting or social event or community event. Um that you are discussing matters within this public bodies jurisdiction. Um I've handled open meeting law complaints or issues over the years where there's an or there was a community event and I think that they were talking about X, Y and Z. So certainly you wanna avoid the appearance that you are discussing municipal business. To the extent you need to meet jointly with the city council or the school committee or another public body, you can post a joint meeting to be held at the same time and place and then minutes would be prepared just as they would for any other meeting that you may have. If you're doing a site visit, certainly, best practice may be to send a representative to report back, and then that content is included in the next session's meeting minutes. You don't want to be in a position where there's a site visit at a particular location, for instance, that is not accessible. And then we're going to spend a lot of time tonight on email, but I can't reiterate this enough to try to avoid the use of email or text messages or social media. amongst a quorum of your public body. Locations, you're gonna wanna file your meeting notice with the city clerk and they're online as well. Some best practices with respect to using your or posting your meeting notice. I would recommend not using acronyms or abbreviations. Really someone that just moved to the city of Medford should be able to pick it up and say, I understand what's going on at this meeting. We all that do work with public bodies and public entities understand terms like MSBCA or MSBA, DEP, you know, DEF DESI, but certainly, you know, for the first time, you may want to spell it out just so everyone knows what is being discussed. The meeting notice should indicate the date and time of the posting. And if you do revise it, I don't know what the practice is going to be. You're going to want to include both the date that it was originally drafted and then the revised date as well. And that should be done 48 hours, 48 business hours in advance. Regularly occurring items do need some more detail than just these examples that I've used. What we know from recent determinations from the Division of Open Government is that more detail is better than less detail, so we don't really want to use categories such as new business, old business, or departmental report. We really want to specify, for instance, correspondence and list if there's any notable correspondence or you know, budget analysis and list any particular reports, for instance, that are going to be done. So I would recommend erring on the side of more, not less specificity, which should be helpful to alert members of the public about the exact topics that are going to be discussed. Any questions on any of this? Great. Some practical considerations, and this does come up obviously from time to time, scheduling matters or space limitations. Generally, a meeting may not be continued from one night to the next as a matter of course, unless that continuation is posted under the open meeting law. So if you couldn't meet tonight, would have to reschedule this meeting and repost it for the new date and time. And the notice requirement under the open meeting law doesn't substitute or supersede any other notice requirements if you have them under any other legal requirements. So always worth double checking to make sure you're covering any publication notice or anything else that may be required. Emergencies. I can't tell you how many questions I get regarding emergencies, particularly in the winter months with inclement weather. There are very limited instances when a public body can meet without that 48 hours notice that's required. Poor planning doesn't equal an emergency. We know from determinations of the Attorney General's office. So if there was just a mishap with respect to scheduling, and I certainly understand everyone's doing the best they can, and you certainly have a lot of schedules to figure out, with respect to the public body's business, but generally an emergency is limited to natural disasters, public health matters, and public safety issues. So something to be aware of. We can talk a little bit about if something's unanticipated, that's a little bit different, but hosting is really limited in the emergency context. If you do have an emergency you really need to meet, There's a specific reason why the 48 hours couldn't have been, it couldn't have been posted with the 48 hours. You do want to comply with the open meeting law to the extent you can, and really limit deliberations to just that emergency matter. You're gonna take meeting minutes of that emergency meeting, and then you'd wanna post a follow-up meeting where you basically ratify the action that was taken at the emergency. So let's hope for no emergencies. but just wanted to make sure everyone had that information as well. Conducting meetings. So we're gonna move a little bit from the notice piece of this and the agenda piece of the open meeting law to now how those meetings are conducted. These are topics that I often receive a lot of questions about. So I just wanted to make sure everyone had the best practices related to these particular topics of the open meeting law. We know that If the meeting is being recorded, similar to whether it be on Zoom or in person, that there should be a public statement or notification to the public through the technological means that the meeting minute is going to be recorded. And the basis of that is the Massachusetts wiretap statute. We can't secretly record anyone in Massachusetts. If an individual wants to record the meeting on their own, it's not otherwise recorded. So if someone shows up to an in-person meeting, it used to be when I started doing this, it would be the big, you know, the big recording device with a tripod that we had the old VCR tapes for. Now, of course, it's iPhones. The individual must inform the chair of their intent to do the recording. And then the chair would make the required announcement to the public body members as well as members of the public indicating that the meeting was going to be recorded. In my opinion, the chair can decide to reasonably regulate the recording placement. Obviously, as technology is smaller and smaller, this is less of an issue, but we don't want to block anyone's view, so to speak. And people can be in a position where they're not interrupting or there's no disorderly conduct in the meeting themselves. Any questions on recordings? Nope. Okay, thank you. Email. I would say, I'm going to try to do the math here. 70 to 80% of the open meeting law complaints that I deal with relate to the use of email, text messages, or other social media mechanisms. So I say that again, we all use technology, it's efficient, it's quick, It garners a quick response and certainly, I'm sure you all use it, you know, in your other lives, professional lives, personal lives. But really, the open meeting law does not encourage the use of email or other text messages by members of the public body to conduct their business. Email is explicitly addressed in the open meeting law, and it is often the reason I see for a violation to be determined by the Attorney General's office. And what the law requires is that a quorum, either collectively, so reply all situation, or, you know, a group of individuals or one individual forwards it to another who forwards another, can constitute an open meeting law violation. Members should really be cautious and a best practice would be not to use email to share ideas, beliefs, opinions, concerns, whether serially or in a single email regarding business. And you can't use another member to, you can't send an email to a non-public body member to then circulate out to the group as well. Some practical approaches, certainly beware to reply all on emails and really limit the use of email to scheduling purposes only and try to avoid using it to undertake business. We should always assume that emails could be forwarded to, you know, a local blogger, put on Facebook, sent to the newspaper. I've seen it before. So we really want to be very considerate of the use of email. And this is where there is the overlap with the public records law because even if you're volunteers, emails or text messages or social media posts that are made in your official capacity or in relation to your service on this committee really are subject to the public records law as well. And so if you use a Gmail account or a personal cell phone to send an email or a text message, and there is a public records request for that, that certainly would be subject to the public records law, most likely. So just something to be very cognizant of as you begin your service. Is there a question? No, I think we're good. Okay, great. Thank you. Texting and social media, texting and social media, similar, also subject to the open meeting law. Facebook, Snapchat, Twitter, Reddit, all of those are subject to the public records law and the open meeting law to the extent there is deliberation. If you are a user of social media, certainly in your individual capacity, you have free speech and first amendment considerations. So I'm not gonna speak directly to your individual rights, but certainly some practical approaches if you are posting on your service, you don't wanna direct comments to your other members, And if a matter directly involves issues pending, you might wanna consider not engaging. Certainly again, be thoughtful about the comments that are made and consider using separate accounts if you do run for something. Remember that applicants or any individual before you has due process rights. So certainly something to be cognizant of as well. The open meeting law, does not mandate, we're gonna talk a little bit about the authority of the chair in public comment, does not mandate that any particular person be allowed to speak at a meeting. So that's something we've seen a particular uptick in, both with respect to First Amendment auditors across the state, and also I'll talk a little bit about a case that came out last year that is really important. The open meeting law doesn't require that you even allow public participation or public comment, though I certainly understand that most public bodies do. The open meeting law indicates that the chair essentially has the sole discretion as to who may speak and for how long. So comments are directed through the chair, as you know. And while public comment isn't required under the open meeting law, allowing the public to speak during your meeting or restricting any speech, other than based on time, place, and manner restrictions, and we'll talk about what that means, does have serious constitutional implications. So certainly if you do allow public comment, all of the decisions as to who's going to speak or for how long should be content neutral. So not based on the particular message for a speaker or what that individual says, but just based on the time that's allotted. Some public bodies I work with say 15 minutes of public comment, everyone gets two or three minutes, people are allowed to speak once or twice depending on how busy the agenda is. And some have adopted public comment policies as well. So certainly something to put out there to all of you to consider. And we'll talk a little bit more about public comment, but the chair does have the authority to regulate it subject to those constitutional restrictions. Public participation, whether or not to allow public participation is a significant policy decision. here are a couple of factors for all of you to consider. When will the public participation period occur? Is it going to be at the beginning of the meeting? Is it going to be in the middle of the meeting or at the end of the meeting? How long will it be? You know, like I said, 10, 15 minutes is usually what I see, but there are some meetings where warrants particular input from members of the public. And so you all may decide a half an hour or an hour We just want to make sure it's equal across the board for anyone that wants to speak. How long will each person be allowed to speak and whether or not each person can speak more than once. So conducting the meeting, policy issues for public comment periods, any rules about public participation must relate to the process. such participation and cannot relate to any speech protected by constitutional principles. Any restrictions on an individual's speech must be narrowly tailored. So again, try to give some practical advice here, items to consider. During a public comment period, you certainly want to avoid a debate to the extent you can. You want to avoid responding before you've had the time or opportunity to discuss it or if the matter is controversial. And it is perfectly fine, both under the open meeting law, as well as under constitutional considerations, to just leave matters raised during public comment unresolved. They're not on the meeting agenda itself. And so it may be something that you decide to put on a a future meeting agenda so that members, the public that may be interested in the topic can come to the next meeting and say, okay, this is going to be reviewed. We're going to have an open discussion. We're going to be able to deliberate on it. So some practical items to consider there. Matters not reasonably anticipated by the chair that are going to be discussed by all of you must be added to the agenda. after the posting deadline to the extent feasible. And I'll give an example of that. If you are going to designate a staff member or someone else to work on your agenda, you wanna make sure that that person understands that it has to be added as soon as possible. And like we had talked about at the beginning with respect to the meeting notice, the updated agenda should show the original date as well as the date that it was changed. Matters not reasonably anticipated by the chair may be discussed and acted upon, but the Attorney General's Office does recommend, unless it requires immediate attention, it really should be put off to a later meeting and included in that meeting posting. So it really is, was this matter so time-sensitive, but yet unanticipated that it had to be discussed at this meeting? We updated the meeting agenda, and we're going to essentially discuss it, or can we put it off to the next meeting because it isn't time sensitive and it really could have been anticipated based on the totality of the circumstances. Any questions on any of that? I know it's a lot of content. Anything from any of the members? Looks like we're good so far. Okay, thank you so much. Meeting minutes, I don't know if you've all determined how the meeting minutes will be prepared or created and approved, but wanted to make sure, and I'll make these slides available to anyone that wants them after the meeting. I'll certainly circulate them so you have them as well as some other materials that may be helpful as a little open meeting log guide. The date, time, and place of the meeting and members present and absent does need to be included. You know, I get this question all the time. Are the meeting minutes a transcript? And the answer is no. What we know is it doesn't need to be a verbatim transcript of what transpired, particularly as I would imagine you're going to have longer meetings from time to time. What the attorney general's office has said and what the open meeting law requires is that it has to have a detailed summary of the discussion of each topic so that a member of the public sitting at home that goes to the website and looks at meeting minutes once they're drafted and approved says, okay, I understand what happened at this meeting, right? I understand this was the topic discussed. This is the general nature of the discussion. These were the votes that were taken. Here are the next steps. It can't be very cursory, but at the same time, it doesn't need to be a verbatim transcript. We do know that it should have the decisions made, any actions taken, and any votes recorded. You all did proper roll call vote at the beginning. If you are meeting in a remote capacity, you do want to do a roll call vote, and we'll talk about that in a little bit as well. The meeting minutes should also reference any documents or other exhibits that you use or consider during a meeting. They don't need to be attached to the meeting minutes, but we just want to reference them so that if there is a public records request or a request for those meeting minutes and all materials that you use during the meeting, someone can go back and figure out what was discussed and put the package together to then send to a member of the public. Meeting minutes do need to be approved and drafted in a timely manner. We know that that requires under the current regulations that that approval has to transpire within the next three meetings or within 30 days, whichever is later. There are several determinations that talk about, you know, staffing constraints or operational constraints alone aren't really a good reason for a delay in those approval of the meeting minutes. Certainly things happen. Everyone's busy and people are doing the best they can. My general advice and best practice is to try to stay on top of the drafting and approval of the meeting minutes as best as you can, given your other responsibilities. A question has come up very frequently in the last couple of years, can a public body use Google Docs or another document sharing mechanism to edit edit the meeting minutes in advance of a meeting to make that a more efficient process. And generally that is not allowed under the Open Meeting Law because if several members are going into Google Docs and sharing their comments outside of a public meeting, that could constitute a deliberation. It can be delegated, this task, to one individual. It's a matter of policy in terms of how you want to handle it in terms of efficiency, but there are different methods, so if you have any questions on that, feel free to let me know, and I'm happy to walk through it. Meeting minutes are Minutes of open meetings are public records as of the moment of their creation, regardless of whether they've been approved. So draft meeting minutes are subject to the public records law, just as approved meeting minutes are. Certainly personal notes, so if you take personal notes that are not shared as part of the public body's official files or the school department's files or the city's files, those are personal to you. And I would argue those are exempt under the public records law. But the meeting minutes, even in draft form, would be subject to disclosure. And there is a slightly shorter timeframe for a request for meeting minutes under the open meeting law. It's 10 calendar days. For a public records request response, it's 10 business days. So I just wanted to make sure you had that information as well. Executive session minutes. I don't know how much you all will meet an executive session, but certainly wanted to make sure everyone was aware of what an executive session is and how those meeting minutes differ from open session meeting minutes. The open meeting law allows public bodies to meet an executive or confidential session for specific reasons, those are all spelled out in Chapter 30A, Section 21. And I have many handouts on this. If anyone wants it, feel free to let me know. Happy to share it with all of you. Basically, if you all meet in executive session, either for litigation or real estate reasons, or there's a particular complaint, those are the most common reasons to go into executive session. There are specific requirements that apply. There must be notice. There need to be roll call votes. And those meeting minutes as opposed to the open session meeting minutes are confidential so long as that executive session purpose applies or there may be another reason to keep them confidential even after they're released under the public records law. Essentially, executive session meeting minutes can be withheld until that purpose has been met unless they're protected under the public records law. And the most common example of that is if you were meeting regarding, you know, threatened litigation or litigation that you were involved in, I hope that never happens, under Purpose 3 of the open meeting law, and you had counsel advising you at that meeting, the litigation settles, the, you know, there's no threat of litigation, all of that goes away. but the meeting minutes themselves may be able to be redacted under the attorney client privilege. So there is a little bit of overlap there with respect to the open meeting law process and the public records process. So just want to make sure everyone knew that. If you do meet an executive session, the open meeting law requires the chair or the chair's designee to review executive session meeting minutes routinely. I usually recommend quarterly just to see, can the meeting minutes be released? Has the purpose expired or not? And so that, to get in the habit of doing that, if you do end up meeting in executive session, I think is very helpful as things progress. Same timeframe in terms of a response, the 10 calendar days as well. Not that you need to release them, but just that a response be provided. Any questions on that so far? Nope, we're good. Thank you. I just want to check in every once in a while just to make sure. Executive sessions, if you do meet an executive session, you're going to first convene an open session. This question comes up all the time. Well, we're just having an executive session, Janelle. Like, what do you mean? Well, you have an open session, you start, and then the public sees you vote to go into executive session. That's what the open meeting law requires. You're going to announce the purpose of the executive session without compromising the reason. You know, this comes up more often, I would say, for land use boards, for instance, but if you had, if there was a threat of litigation and you didn't want to impact that at all, certainly may decide as a matter of policy, we can't discuss this. So something to be aware of. You're going to take and record a roll call to vote to go into executive session. and announce publicly whether or not you're going to return an open session or reconvene at all. Exhibits and documents are going to, again, be stored in reasonable proximity to the minutes so that we understand what the record of the meeting, what happened at the meeting, what transpired, and really only, I can't stress this enough, discuss the matters that are cited. So if you do feel as if you have a reason to go into executive session to discuss things secretly, And again, they're very narrow for the reasons you can do this. You really only wanna discuss those matters. You don't want the conversation of we are in a different direction that should be discussed in open session because I have dealt with open meeting law complaints alleging that when the minutes are released, everyone can see there was an open discussion of something else. So really be cognizant that you're only talking about what you can talk about in executive session. And again, it's 38 section 21, and the open meeting raw guide that I can circulate after this meeting goes through all of that in detail and there's a very helpful checklist that I have as well that I'm happy to provide to the committee as they conduct as you all conduct your work. I do get this question quite often, so I wanted to make sure you all knew. If an executive session is anticipated, it does need to be listed in appropriate detail on the meeting notice, again, without compromising your position, and the vote to enter into executive session must also be listed as well. You know, it's often that You have an open meeting and someone will say, well, can we go into executive session now? And the answer is most likely not. The same posting requirements apply unless there's an emergency or unanticipated item. So I wanted to cover, before we go into questions, and I'm happy to answer any questions that anyone has, a little bit of the enforcement process, just so you're all aware of it in case this ever comes up, and I hope it doesn't. You know, step one is if there was an open meeting law complaint that a written complaint be filed, there's a specific form within 30 days that someone found out about the alleged violation. And then from there, the public body would review the complaint, discuss a response and issue a response to the complainant along with any action that was taken. The complainant can essentially be satisfied and not do anything else and say, I'm completely content. with how the committee responded, or alternatively, they can say, I want further review with the Attorney General's Office. And the Attorney General's Office has a specific division, the Division of Open Government, that is charged specifically with enforcement of the open meeting law. There's a director of that division and several attorneys, and they essentially review open meeting law complaints to determine whether or not a violation has occurred. There are a variety of options. If there is a violation that the AG's office has, they can nullify the action that's taken. There are fines that can be imposed for intentional violations. There is also the option to go to court to seek further relief if an individual wants to. And then three registered voters can also bring an action in superior court. You know, I think the bottom line here is to really take those best practices and try to employ them to the extent you can. And if there's any questions along the way, better to ask at the beginning than to let it go further than that. Any questions so far? Nope. Nope, I think we're good. Okay, thank you. So I wanted to cover some recent notable court decisions. I've given a long summary here just so everyone has them. I think really the takeaway is the Barron case is a huge case that was recently decided by the SJC, the Supreme Judicial Court, which is the highest state court in the Commonwealth. And that really dealt with public comment periods. And essentially, in summary, the court held that while Municipalities are not required to provide public comments during board and committee meetings. If you are required to do so, they have to comply with the provisions of the constitution. So after this decision in South Borough, and I encourage you to all read it if you're interested, and I have a copy if anyone wants it, in my opinion, care should really be taken that any public comment period, like we talked about a couple of slides back, is limited to these reasonable time, place, and manner restrictions, rather than mandating quote-unquote civility or other content-based restrictions. You know, certainly this was a trend since the court reviewed this Corey Spaulding case versus Town of Natick School Committee back in 2018. closely tracked that case and the ACLU was involved in that litigation. That also dealt with public comments during public meetings where there were allegations the committee improperly limited comments made by members of the public, which were critical of the committee, but allowed other individuals to speak. If we look at these cases together, essentially, I think it makes sense to have a public comment policy or consistency across the board with respect to time, but regulation of content is really problematic in light of these decisions. So if there are specific questions of that, as you begin to conduct your business, certainly let me know. I'm happy to analyze that. I've worked on a lot of public comment policies since the Barron decision was decided. So happy to answer any questions that anyone has on that. I think practically speaking, most people do the time restrictions for public comment period and decide where in the meeting they're going to have public comment based on their other businesses, business for that meeting. I've included reference to two other cases. The Town of Swansea case was about sufficiency of meeting minutes. So I wanted to make sure you all had that as well. And then the Bolter versus Whelan case was really, and I don't know how much this would impact your work, but really dealt with employee evaluation processes. The current state of the open meeting law. So we know that the COVID-19 pandemic era changes are in place until March 31st, 2025. They were extended by Governor Healey in a supplemental budget bill that further extended those temporary measures. They were put in place in 2020 and extended several times. I just wanted to alert all of you that there is also significant pending legislation that would either seek to extend this further or make modifications to the open meeting law. I haven't heard it moving quickly at the state level, but certainly will keep All of you updated along the way, if there are changes, we would update, certainly update you, but for now, you can meet entirely in person, you can meet entirely remotely, or you can meet in a hybrid format. You know, I think instead of holding meetings in a public place, you can provide adequate alternative means, and we'll talk about what that means. Public body members can also participate in meetings remotely as well. The changes are still optional, There are technological considerations, we'll talk about that, but essentially the 2020 changes that were in place remain in effect through at least March 31st, 2025. And I would imagine there'll be further action on those in the next six months. Adequate alternative access, what does that mean? It means that if you are providing, if you are meeting remotely, you have to provide real-time access. A lag of about 20 seconds or so is deemed acceptable, but if there is a technical problem that prevents the meeting from being accessible, the stream crashes, the meeting should be paused or rescheduled depending on the severity of the technical issue. So there have been multiple determinations that The attorney general's office has held that continuing a meeting and posting a recording afterwards does not cure a violation if the meeting is fully remote. The public must be able to access the meeting as it happens. And again, this is if there's a remote meeting. If you're meeting entirely in person and you're providing a courtesy link or it's being live streamed as this is on, know Medford community then that requirement would not apply in my opinion. Zoom as we're here tonight is the typical means but it's not required. Any method that allows the public to follow in real time is acceptable in light of the remote meeting requirements. Additional considerations if you are meeting remotely you have to make a public statement that the meeting is being recorded, again, under the wiretap requirements. Votes should be taken with a roll call, just as we do in an executive session, and remote meeting, remote members, so if there are some people in person and there are some people at home, you must introduce yourselves or be introduced at the meeting, and the camera should be on to the extent that someone can have their camera on and they're not participating by phone or for medical reasons, they can't participate with their camera on or they've requested an accommodation. When holding an executive session remotely, members of the public body should state that no other person is present, that no one else can hear them. Again, that goes to the confidential nature of an executive session. And so if we were here tonight, I would say, you know, just so you know, I'm here in a room with the door shut in my office and no one else can hear me. That would be sufficient. Hybrid meetings. Many, I would say the majority of public bodies I work with are meeting in a remote or hybrid manner. You can allow your members to meet in person, but members of the public can watch a live stream. And you can also allow direct participants. So if you had a contractor or an engineer or a project manager to attend in person, but the general public could meet remotely. And a member may attend remotely if even if other members attend in person. The bottom line is essentially if live access stops, then the meeting must stop as well. If there is troubleshooting or technical difficulties, you do want to be careful, again, not to deliberate over text or email if there is an issue with a technical feed. And you can resume the meeting once it's resolved and members of the public are allowed to see the live stream again. Public body must be able to hear and follow the meeting from their remote location. Okay, so that was a little bit of a, I know a lot of information to take in. I'm happy to answer any specific questions that anyone has. As I had mentioned, I'm happy to share both these slides as well as additional resources as a open meeting law training kit with all of you and happy to answer any questions along the way. and update you with respect to the legislation on the open meeting law changes that may or may not go into effect by the end of next March.
[Jenny Graham]: Có câu hỏi nào cho Janelle không? Được rồi, Janelle, nếu bạn có thể gửi những slide đó, điều đó sẽ rất tuyệt. Tôi sẽ đảm bảo ủy ban có quyền truy cập vào họ. Và cảm ơn bạn rất nhiều vì thời gian của bạn.
[Austin]: Cảm ơn tất cả các bạn. Tôi sẽ gửi tôi sẽ gửi hướng dẫn nhật ký cuộc họp mở. Tôi sẽ gửi các slide của mình và tôi sẽ gửi một số tài liệu hữu ích khác cũng như tóm tắt về điều đó. Họ đang quyết định nên mọi người đều có nó. Tuyệt vời, cảm ơn bạn. Cảm ơn bạn rất nhiều. Thật vui khi thấy tất cả các bạn đều có một buổi tối tốt lành. Chúc may mắn với phần còn lại của cuộc họp của bạn. Cảm ơn. Cảm ơn tất cả các bạn.
[Jenny Graham]: Được rồi, vì vậy chúng tôi đúng giờ. Chúng tôi sẽ quay lại một số lời giới thiệu. Đây là một nhóm lớn. Có tổng cộng 25 người trong chúng ta. Chúng tôi có một vài thành viên không thể ở đây tối nay mà cho tôi biết điều đó trước, vì vậy chúng tôi sẽ bắt kịp họ. Nhưng tôi đã hy vọng rằng chúng tôi chỉ có thể đi quanh phòng và bạn có thể giới thiệu bản thân và chỉ nói chuyện rất ngắn gọn về những gì bạn thấy vai trò của mình trong ủy ban và đảm bảo rằng Mọi người trong phòng đều biết bạn, nếu bạn có một vai trò năng lực chính thức trong các trường mà họ có thể không gặp bạn trước đây. Vậy Peter, bạn có muốn bắt đầu không? Chắc chắn.
[Parkinson]: Chào buổi tối, mọi người. Tên tôi là Peter Cushing, trợ lý tổng giám đốc của các trường công lập Mỹ để làm giàu. Sửa chữa mái nhà màu xanh lá cây, lắp đặt nồi hơi và giúp tác giả SOI cho một dự án hiện vừa mới phá vỡ khoảng hai tuần trước. Vì vậy, tôi thực sự rất vui khi trở thành một phần của đội ngũ này sẽ giúp xây dựng tương lai của Metro. Tôi là Joan McLaughlin. Tôi là giám đốc của các tòa nhà và căn cứ. Tôi đang đến năm thứ 38 của mình tại Brigham và các trường công lập Phương pháp. Tôi mong chờ nó. Tôi đã ở trong phòng thí nghiệm khoa học khi chúng tôi làm phòng thí nghiệm khoa học trung học tại MSBA. Tôi đã tham gia dự án dầu mỏ tại trường trung học Medford. Khi chúng tôi làm điều đó, đó là một dự án MSBA khác. Hy vọng rằng tôi có thể đưa kinh nghiệm dài hạn của mình lên hàng đầu để giúp chúng tôi bằng mọi cách mà chúng tôi có thể đẩy mọi thứ về phía trước. Chào buổi tối, mọi người. Tôi là Thomas Dalton. Tôi là giám đốc truyền thông sắp ra mắt cho các dịch vụ công cộng Metropolitan.
[Jenny Graham]: Ngón tay cái xuống.
[Parkinson]: Nhưng theo ý của bạn bây giờ. Tôi là một chuyên gia truyền thông với sự nghiệp trong chính quyền tiểu bang và địa phương. Nhưng khi tôi vẫn sống ở quê nhà Stoneham, tôi cũng từng là thành viên ủy ban trường học ở Stoneham. Trong thời gian đó, chúng tôi đã bắt đầu quá trình với MSBA cho trường trung học Stonewall mới sẽ mở vào tháng 9 này. Vì vậy, đặc biệt là giai đoạn này của quy trình MSBA, nó rất quen thuộc với tôi. Tôi đã phục vụ như một thành viên ủy ban trường học trong khung thời gian đó. Chắc chắn rất vui mừng về tất cả các cơ hội mà chúng ta sẽ phải hợp tác với nhà nước để thu thập rất nhiều đầu vào địa phương thực sự tốt. Nó thực sự thú vị. Xin chào, mọi người. Tôi là Paul Rousseau. Tôi đang ở trong ủy ban trường Denver. Đó là năm thứ bảy của tôi. Tôi sắp nói, tôi chắc rằng tất cả các bạn rất ấn tượng.
[King]: Buổi tối vui vẻ. Tôi là King King. Tôi đã sống ở Medford được 12 năm. Tôi làm việc chuyên nghiệp với tư cách là một nhà hát và quản lý cơ sở cao cấp giám sát các hoạt động hàng ngày của một trung tâm biểu diễn nghệ thuật trong một khuôn viên công cộng. Tôi hiện đang là một phần của một nhóm xây dựng một nhà hát mới bên kia sông ở Austin. Đột phá chỉ là một vài tháng, một vài tuần trước. Vì vậy, tôi mang đến một số hoạt động hàng ngày, quản lý cơ sở và tài nguyên. Tôi là Maria Dorsey.
[Dorsey]: Tôi làm việc ở đây tại trường trung học Metis với tư cách là thủ thư của trường. Tôi đã ở trong các trường được 28 năm. Tôi đã sống ở Medford được 43 năm. Chồng tôi là một cư dân trọn đời. Và tôi đã tham gia, vì vậy tôi cảm thấy như vậy, tôi đã ở Medford cùng một lúc. Tôi đã làm việc trong Brooks-Hobbs cũ khi chúng tôi chuyển từ đó sang Thư viện McGlynn hoàn toàn mới. Và sau đó hai năm, tôi chuyển sang Thư viện Trường Brooks mới. Và vào năm 2010, tôi đã chuyển sang trường trung học cũ, đó là một cú sốc. Nhưng, bạn biết đấy, khi chúng tôi trải qua quá trình xây dựng cho các trường khác, tôi đã không tham gia ủy ban, nhưng tôi đã tham gia vào một số hướng dẫn trong các tòa nhà khác. Và tôi đã xem những sự kiện Jack Buckley hàng tuần với thời gian và ngân sách. Và đó thực sự là, tôi đã bị mê hoặc bởi toàn bộ quá trình. Và tôi thấy vai trò của mình là phần chức năng của tòa nhà, nó sẽ hoạt động như thế nào cho các sinh viên, giáo viên và tất nhiên là không gian cá nhân của tôi.
[Libby Brown]: Xin chào, mọi người. Tôi là Libby Brown. Tôi là một kiến trúc sư. Tôi đã sống ở Medford gần 10 năm. Và bây giờ tôi thực sự rất phấn khích khi những đứa trẻ của tôi đang ở trường, rằng đây là một dự án sắp sống và tôi thực sự rất vui mừng khi trở thành một phần của nó. Tôi làm việc chủ yếu trong giáo dục, chủ yếu là ED cao hơn, nhưng một số K-12 riêng tư là tốt. Không có kinh nghiệm MSBA chính xác, nhưng chúng tôi đã thực hiện công việc của MSCBA, vì vậy một chút về phía ED cao hơn. Nhưng tôi chỉ nghĩ rằng đây là một cơ hội tuyệt vời cho Medford. Tôi làm việc rất nhiều với các nhà giáo dục và thủ thư và những người từ lập trình thông qua thiết kế và xây dựng ý tưởng, đặc biệt là với rất nhiều cải tạo giai đoạn và đánh giá các cơ sở hiện có và liệu bạn có giữ chúng và cải tạo, phá bỏ chúng, làm cả hai, làm tất cả ngay lập tức và bất cứ điều gì ở giữa. Vì vậy, đây là một dự án thú vị. Tôi chỉ vui mừng khi được ở đây.
[Larry Brown]: Tôi là Larry Brown, chỉ là một Joe trung bình cách đó một vài khối. Vì vậy, tôi không biết chính xác nơi tôi sẽ phù hợp với tất cả những điều này, nhưng tôi có rất nhiều nền tảng trong xây dựng, lập kế hoạch, phát triển trang web cho dân cư chủ yếu, nhưng cũng thích thương mại. Tôi không muốn nói điều đó, nhưng nếu có ai muốn biết nền tảng của tôi, tôi có thể nói chuyện với bạn nhiều hơn về nó. Nhưng tôi đoán mối quan tâm của tôi giống như Giúp bạn trong quá trình này, bởi vì tôi đã thực hiện loại việc này ở nhiều cấp độ khác nhau, không đặc biệt cho một trường học, mà là các loại dự án khác. Như bạn đã chỉ ra, có rất nhiều yếu tố ở đây, và nó đã được thực hiện tuần tự. Chúng ta không thể nhảy đến cuối cùng. Và nếu tôi có thể giúp đỡ với quá trình đó, tôi rất vui khi làm điều đó.
[Jenny Graham]: Larry, bạn cũng là một giáo viên trung học dạy nghề Medford đã nghỉ hưu. Ai cũng ánh trăng ở đây bây giờ và một lần nữa.
[Larry Brown]: Tôi đã có khoảng 38 năm được xây dựng.
[Jenny Graham]: Vâng.
[Larry Brown]: Rất nhiều thứ khác nhau.
[Jenny Graham]: Vì vậy, đừng bán mình ngắn. Nó tốt hơn để.
[Larry Brown]: Aaron.
[Aaron Olapade]: Xin chào mọi người, tên tôi là Aaron Olapade. Tôi cũng ở trong ủy ban trường học ở Medford. Tôi là một sinh viên tốt nghiệp lớp 2018 của Medford High, vì vậy bạn biết một vài năm trước và tôi vừa tốt nghiệp đại học từ BC vào tháng 5 vừa qua. Rất nhiều công việc mà tôi đã thực hiện trong vài năm qua chủ yếu là sự tham gia của cộng đồng, sự tham gia của thanh niên chủ yếu. Tôi đã có một năm khoảng cách và làm việc cho City Year Boston, vì vậy tôi đang làm việc trong lớp giảng dạy trong hệ thống trường học Charlestown. Và sau đó làm rất nhiều công việc cộng đồng thông qua đó khi tôi còn ở trường đại học. Kể từ đó, tôi vừa được đặt tên là Giám đốc chương trình mới cho Chương trình Việc làm Thanh niên của Thành phố Malden. Vì vậy, tôi đang làm việc trong văn phòng của thị trưởng đang cố gắng để trẻ em tiếp cận với các cơ hội việc làm. Vì vậy, nếu bạn có những đứa trẻ quan tâm, hãy cho tôi biết. Tôi sẽ cố gắng để họ có một công việc cho mùa hè và cho năm học. Vì vậy, tôi thực sự hào hứng khi được ở đây. Tôi nghĩ rằng rất nhiều điều mà tôi tập trung vào là, tôi nghĩ, chỉ là sự tham gia của giới trẻ, đảm bảo sinh viên của chúng tôi thực sự có quyền truy cập vào những gì họ xứng đáng. Và tôi nghĩ đó là những gì chúng ta ở đây để làm. Vì vậy, tôi chỉ hào hứng cho tất cả chúng ta. Sarah.
[Fallon]: Xin chào, mọi người. Chad Fallon, giám đốc chính của giáo dục nghề nghiệp và kỹ thuật tại trường trung học. Tôi đang bắt đầu năm thứ tám vào tháng Chín. Cảm giác này giống như ngay trên con hẻm của tôi bởi vì tôi làm việc với một nhóm người thích phá vỡ mọi thứ và xây dựng chúng sao lưu và thiết kế mọi thứ. Và chúng tôi có 15 chương trình ở đây, nếu bạn không biết. Vì vậy, tôi thấy đây là một cơ hội để mở rộng chương trình của chúng tôi, hy vọng sẽ thêm ba đến bốn chương trình bổ sung vào menu tùy chọn của chúng tôi. Rất vui khi được ở đây.
[Jenny Graham]: Tôi là Jenny Graham. Tôi là chủ tịch của nhóm 25 này. Vì vậy, cảm ơn vì đã ở đây. Tôi có hai đứa trẻ trong các trường học. Tôi nghĩ rằng cả hai có thể bỏ lỡ dự án này trước khi nó trực tuyến. Nhưng tôi đã đưa ra rất nhiều lời hứa ở nhà, vì vậy chúng tôi ở đây. Nhưng tôi thực sự mong chờ điều này. Trong công việc hàng ngày của tôi, tôi sở hữu một công ty tư vấn quản lý. Tôi làm rất nhiều việc với cải tiến quy trình, thiết kế và phân phối học tập người lớn, cũng như quản lý dự án. Vì vậy, tôi là một người quản lý dự án được chứng nhận, không phải trong xây dựng, nhưng tôi biết làm thế nào để đưa một nhóm lớn người đến mục tiêu. Và đó là những gì tôi ở đây để làm. Vì vậy, rất nhiều điều mà Janelle đang nói đến là những vai trò để tôi đảm nhận về số phút. Và chúng ta sẽ nói về tất cả những điều đó trong thời gian tốt. Nhưng tôi rất vui mừng khi bạn ở đây. Chúng tôi có rất nhiều việc phải làm. Và chúng tôi thực sự đã thực hiện một lượng lớn công việc. Và tôi thực sự rất vui mừng được nói với bạn về điều đó. Vì vậy, chúng tôi sẽ nhận được điều đó ngay khi chúng tôi giới thiệu kết thúc.
[Preisner]: Luke Pressner, phụ huynh của ba đứa trẻ trong hệ thống trường học. Người già nhất là lớp bảy của Andrew, và sau đó chị gái cô vẫn ở Roberts, và em trai của cô vẫn còn ở Roberts. Tôi nghĩ rằng tôi sẽ mô tả bản thân là một phụ huynh quan tâm và rất có động lực để cải thiện môi trường trung học để chúng ta có thể tránh mọi lựa chọn khó khăn sau này. Tôi nghĩ, bạn biết đấy, có lẽ tôi đang tập trung vào mọi thứ. Và vì vậy tôi tiến hành rất nhiều nghiên cứu, một số đẹp Tôi sẽ không nói quen thuộc, nhưng tôi biết làm thế nào những nỗ lực phức tạp này có thể rơi ra khỏi đường ray và mất nhiều thời gian hơn so với họ nên làm. Và vì vậy, bạn biết đấy, về mặt chuyên nghiệp, tôi là một kỹ sư hệ thống. Tôi làm việc trong ngành hàng không vũ trụ, quen thuộc với sự phức tạp và chú ý đến quá trình. Chắc chắn, bạn biết đấy, tôi nghĩ rằng vai trò của tôi sẽ chỉ là có thể hỏi một số Ra khỏi các câu hỏi. Tôi biết chúng tôi có rất nhiều cá nhân ở đây, những người làm việc trực tiếp cho các trường học hoặc có một số kết nối mạnh mẽ với khu học chánh. Và vì vậy, có lẽ tôi sẽ xem xét một vấn đề cụ thể từ một quan điểm khác và tôi sẽ lên tiếng cho điều đó. Có lẽ nó sẽ hiệu quả. Có lẽ nó sẽ chỉ là một thứ đó là một mảnh mì spaghetti trượt khỏi tường. Nhưng tôi nghĩ đó là vai trò của tôi ở đây, một vai trò của người ngoài cuộc, nhưng chắc chắn có động lực để đưa một trường trung học mới đến Medford. Cảm ơn.
[Maxwell]: Xin chào, tôi là Fiona Maxwell, giám đốc mua sắm của thành phố Medford. Thật tuyệt khi thấy rất nhiều tên. Tôi chỉ nhận ra rằng tôi chưa bao giờ nhìn thấy khuôn mặt của bạn. Nhưng tôi đã ở với Văn phòng Mua sắm cho Thành phố Medford trong bảy năm nay và đây là một cơ hội tuyệt vời. Có rất nhiều điều tốt đẹp xảy ra ở thành phố Medford, và tôi không đến từ Medford, vì vậy tôi chỉ hạnh phúc và hào hứng với tất cả các dự án đang diễn ra. Đó là một điều tuyệt vời. Tôi cũng đến từ một cộng đồng nơi chúng tôi đã xây dựng một trường trung học mới, trường trung học, trở lại vào năm 2015, và tôi đã ở đầu bên kia. Tôi đã tiếp cận nhiều hơn, và tôi đã làm việc cho thị trấn North Reading, nhưng trong một khả năng khác. Và tôi có thể nói đó là một dự án tuyệt vời, một hệ thống trường học tuyệt vời và con gái tôi là lớp tốt nghiệp đầu tiên, và con trai tôi cũng tốt nghiệp từ đó. Tôi mong muốn được mang đến, Medford xứng đáng với điều đó.
[Breanna Lungo-Koehn]: Breanna Lungo-Koehn, Thị trưởng Medford. Tôi muốn cảm ơn tất cả mọi người vì đã ở đây và cảm ơn Jenny vì đã dẫn đầu trong tất cả các công việc mà cô ấy đã làm. Tôi có ba đứa con, hai ở các trường công lập, một người có thể nhận được một hoặc hai năm hoặc ba, nhưng dù sao đi nữa, tôi rất vui mừng khi bắt đầu quá trình này.
[Desmond]: Xin chào, tôi là Marissa Desmond. Tôi là một kiến trúc sư. Tôi chủ yếu làm việc trong môi trường khuôn viên trường, rất nhiều ED cao hơn, nhưng tương tự một chút k đến 12. Tôi đã tập trung chủ yếu vào các phần lập trình và thiết kế khái niệm ban đầu của các dự án, nhưng cũng đã theo rất nhiều khái niệm từ giống như trong suốt quá trình xây dựng. Tôi có hai con nhỏ, ba và năm tuổi, vì vậy tôi thực sự rất vui mừng Có một trường học mới cho họ trong tương lai. Là một phần của quá trình. Ngoài ra, trước khi tôi bắt đầu giáo dục kiến trúc và sự nghiệp của mình, tôi đã dạy toán lớp bảy một chút. Vì vậy, trong một chút lâu như vậy, là tốt. Tôi thực sự rất phấn khích.
[Cabral]: Marta Cabral, hiệu trưởng trường trung học tại Metro Chi. Tôi là một giáo viên cũ. Tôi cũng là một AP. Và đây là vai trò chính đầu tiên của tôi. Vì vậy, tôi cảm thấy vô cùng may mắn khi có thể giúp xây dựng một trường học mới trong năm đầu tiên ở đây cho các sinh viên của chúng tôi, bởi vì họ thực sự xứng đáng với nó. Tôi không có nền tảng xây dựng, không có công việc kiến trúc, không có bất cứ thứ gì mà tất cả các bạn có là chuyên môn. Nhưng những gì tôi có thể làm là tôi có thể hình dung loại không gian mà học sinh và giáo viên và nhân viên của chúng tôi cần ở đây tại trường trung học Medford. Và tôi thực sự rất vui mừng khi làm điều đó, bởi vì tôi nghĩ chúng ta thực sự có thể Di chuyển kim về phía trước theo hướng dẫn bằng cách tạo các không gian hợp tác và sáng tạo. Vì vậy, tôi rất vui được ở đây và cảm ơn bạn.
[Hodgdon]: Tôi là Lori Hodgdon. Tôi là Giám đốc trường Slash Hiệu trưởng của Curtis Bus, có lẽ là tòa nhà lâu đời nhất. Chắc chắn. Tôi thực sự yêu thích kiến trúc trường học cũ, yêu thích xe buýt Curtis, nhưng biết rằng nó không được thiết kế cho học sinh. Và vì vậy tôi thực sự rất phấn khích vì đã trở thành một giáo viên trung học, một hiệu trưởng ở Vermont, một hiệu trưởng ở Tây Thánh, Bờ Bắc, và sau đó là một trường hiến chương. Tôi đã luôn ở cuối cùng của một dự án xây dựng hoặc chiến đấu cho nó. Tôi là một sinh viên ở Middlebury, Vermont và thấy nó xảy ra. Tất cả chúng tôi đều mang giày và anh tôi phải gặt hái những lợi ích của tòa nhà mới. Tôi cảm thấy như tôi luôn luôn ở đầu hoặc ở cuối một cái gì đó. Và tôi nghĩ nó thực sự thú vị. Tôi nghĩ rằng khả năng, không phải mọi thị trấn hoặc thành phố đều có thể xây dựng một tòa nhà trường học mới và suy nghĩ về tương lai, đặc biệt là với các sinh viên mà tôi đang làm việc với hiện tại, quyền truy cập về vốn chủ sở hữu và loại vốn văn hóa và tài nguyên cho sinh viên của chúng tôi, tôi nghĩ rằng nó sẽ thực sự quan trọng. Tôi đã thích những gì Jenny đã nói, loại đồng địa phương, hoặc bất cứ ai đến, tôi thích điều đó, nghĩ về các sinh viên công nghệ Curtis của chúng tôi thực sự là một phần của kết cấu của tòa nhà này. Họ xứng đáng với nó.
[Joan Bowen]: Xin chào, mọi người. Tôi là Jo Bowen. Tôi là giám đốc dịch vụ học sinh ở đây tại các trường công lập Medford. Tôi là cư dân trọn đời và là một nhân viên suốt đời. Đây là năm thứ 31 của tôi tại Medford. Và tôi đã đi theo gam của giáo viên, trưởng nhóm đánh giá, điều phối viên, và bây giờ ở vị trí này. Tôi cũng có hai con trai đã tốt nghiệp trường công lập Medford. Một người đi theo con đường đại học, một người đi dạy nghề. Vì vậy, tôi thực sự rất vui mừng khi thấy tầm nhìn của trường trung học mới này và những gì nó có thể mang lại cho Medford và cho học sinh của chúng tôi, nhưng cũng là cõng những gì Laurie nói, sự công bằng và khả năng tiếp cận cho tất cả học sinh của chúng tôi.
[Suzanne Galusi]: Xin chào, tôi là Susanne Kalusi. Đây là năm thứ 27 của tôi. Vì vậy, tôi cũng được sinh ra và lớn lên ở Medford, một trong những trường yêu thích của tôi. Tôi không còn sống ở đây, nhưng toàn bộ sự nghiệp của tôi đã ở đây. Tôi bắt đầu làm giáo viên và trợ lý hiệu trưởng, lãnh đạo trường tại Brooks, và trợ lý tổng giám đốc cho các trường tiểu học, và hiện là trợ lý tổng giám đốc cho các học giả và xây dựng. Tương tự như loại tác phẩm của Marta, tôi thực sự rất hào hứng khi được làm việc với tất cả các bạn cho tầm nhìn giảng dạy của các trường. Tôi nghĩ là một người mà Maria đã nói một chút về nó. Vì vậy, bạn biết đấy, cha tôi là người quản lý dự án cho K đến tám tòa nhà. Vì vậy, tôi cảm thấy như mình đã sống cả hai mặt của điều này một chút, nhưng đủ may mắn Để trở thành một trong những giáo viên mới, vào thời điểm đó, năm 2001, trường mới, thật tuyệt khi thấy toàn bộ quá trình mở ra như một nhà giáo dục và là một trong những người trong các trường mới. Vì vậy, tôi nghĩ rằng vai trò quan trọng mà tất cả chúng ta đóng, những quyết định sẽ tác động đến các nhà giáo dục, sinh viên, gia đình, cộng đồng của chúng ta, là rất quan trọng đối với tôi, vì vậy tôi thực hiện coi trọng điều này rất nghiêm túc. Và tôi cảm thấy rất vinh dự khi trở thành một phần của nhóm và làm việc với tất cả các bạn.
[Parkinson]: Cảm ơn. Chào buổi tối, Marisa Parkinson. Tôi cũng vậy, được sinh ra dưới phố tại Lawrence. Gia đình tôi, mẹ tôi vẫn ở đây xuống phố ở West Medford. Và tôi bắt đầu đi học ở Medford. Tôi bắt đầu ở một trường học sớm. Tôi đã đi một con đường khác. Tôi đã kết thúc tại St. Ray's và Casey. Tôi quá Công giáo, nhưng bạn biết đấy, tôi đã làm việc tại Johnny's Foodmaster tại Westlake. Công viên quỷ là công viên địa phương của tôi. Và bạn biết đấy, tôi yêu trường học. Tôi yêu trẻ em. Tôi yêu giáo dục. Bây giờ tôi đã được giáo dục được 30 năm. Vì vậy, điều đó khá đáng sợ, bởi vì tôi giống như 29. Đó giống như câu trả lời của tôi. Vì vậy, tôi nghĩ rằng tôi sẽ phải điều chỉnh. Nhưng tôi thực sự hào hứng với ý nghĩa của điều này. Nhận một trường trung học mới cho Medford. Tôi biết vào thời điểm tòa nhà này được xây dựng, nó giống như, bạn biết đấy, có lẽ giống như Taj Mahal. Đó là một trường trung học đẹp. Nhưng, bạn biết đấy, 50 năm sau, chúng ta cần một cái gì đó mới. Và tôi cảm thấy học sinh của chúng tôi xứng đáng với nó. Và chúng tôi có lập trình dạy nghề tuyệt vời. Chúng tôi có lập trình học tập tuyệt vời, nhưng trong một tòa nhà rất cũ. Và chúng tôi có một chương trình Curtis House tuyệt vời, nằm trong một cơ sở khác. Chúng tôi có các lựa chọn mầm non tuyệt vời và chương trình mầm non của chúng tôi cho nhân viên được đặt ở đây. Và chúng tôi may mắn có được những thứ đó ở Medford. Và tôi chỉ cảm thấy như Medford là viên ngọc nhỏ này. Và có một trường trung học hàng đầu mới sẽ làm rất nhiều cho học sinh của chúng tôi, cho cộng đồng và cho tương lai của cộng đồng chúng tôi nói chung, cộng đồng lớn hơn. Và tôi chỉ mong được trở thành một phần của quá trình này và làm việc với tất cả những người ở đây và tham gia những trải nghiệm khác nhau của tôi Bạn biết đấy, thêm giọng nói của tôi với tất cả những giọng nói đã ở đây. Và với thị trưởng và thành viên Graham, bạn biết đấy, đến nhóm 25 người này, có rất nhiều ứng cử viên có trình độ tuyệt vời đến nỗi nó giống như một kỹ sư khác, một kiến trúc sư khác. Nhưng để đến được nhóm thích này cá nhân tuyệt vời. Tôi rất, rất biết ơn. Tôi muốn hét lên với Luke, người đã bắt đầu quá trình với chúng tôi hai năm trước, tôi nghĩ vậy. Và, bạn biết đấy, treo ở đó và luôn luôn kiểm tra. Vì vậy, tôi chỉ mong chờ quá trình này và chỉ thực sự muốn chúng tôi giữ sự tích cực và lạc quan về những gì sẽ đến. Và thành viên Ramjani, tôi không biết liệu bạn có muốn chia sẻ với họ về chuyến đi thực địa không. Rằng bạn đã lấy và một số người trong chúng tôi đã thú vị như thế nào và điều đó thú vị như thế nào. Và nó sẽ còn thú vị hơn nữa đối với phần còn lại của đội và có những trải nghiệm tương tự đó.
[Jenny Graham]: Sure. Thank you all for the... words of excitement. I want to do a couple of things between now and 8pm and we're going to be out the door at 8, I promise. But just as a quick time check, two big things. One is I want to give you a bit of a sense of what's been happening. to lead up to today and where we are in the process. So I'm going to talk a little bit about that. We're going to bring up a quick presentation to do that. And then before we leave tonight, we will form some subcommittees so that we can move quickly on some of the near-term work that we need to do. So we'll talk about that in just a minute. But Peter, if you can bring up that presentation for me, that would be great. OK. You can go ahead a couple of pages. Keep going, one more. Here we go. Back in February, we started, so in December, the MSBA invited us to the eligibility period. And we'll talk about what the eligibility period means in just a couple of minutes. But that invitation said, you're invited to this process, which starts on May 1st. So tomorrow we start. However, the committee named me the chair of this building committee back in February, and there's a lot of work that has been done so far. One of the things that we had to do was find all of you, right? So in the context of trying to say, what is it that we want as a school committee for this building committee to do, we established a list of goals. There's going to be many, many more goals, but I did want to set the stage of, the work that we're going to do for the next five to seven years. The first is to plan comprehensively for all programming currently residing on the Medford High School campus, including vocational and non-vocational 9-to-12 education, 9-to-12 athletics, the Medford Family Network, Medford Community Schools programming, early childhood education, including, but not limited to, the Medford Early Education Program, which we call MEAP, and Kids' Corner. So there's so much more that goes on in this building than what we think about when we think about a high school. So that's one thing for you all to start to think about. Number two, what's that? Can I take it? Oh yeah, and I can share the slides. No, no, I can share the slides. Yeah, I can share all the slides with you afterwards. Number two is to consider whether the placement of Curtis Tufts High School on the Medford campus will provide increased educational opportunities to enrolled students at Curtis Tufts. Number three, ensure robust public input and stakeholder feedback and appropriate milestones throughout the project that complies with MSBA guidelines and guidance from the Medford School Committee. Listen to educator and administrator input regarding the future of educational best practices and plans for the students of Medford. That means we care a lot about functionality. So we wanna know that the spaces will work for the students and the teachers in the building. It's really, really important. Number five, create plans for the building that advances Medford's climate goals and achieves any CHIPS and LEED 5, LEED version 5 certification to meet the Paris Climate Accords 2030 and 2050 targets, and moves efficiently and effectively through the building process in a manner that ensures students are able to learn in the new building as quickly as is feasible. So that's a huge task. as quickly as is feasible is still measured in years and not in months. But in the context of building this committee, once I was designated the chair, we got out the call for applications, we started to collect applications, and all of you are here. Meanwhile, there's a lot of work to do in the eligibility phase that we've already begun. So we'll talk about that in just a minute. But if you can go to the next slide. So this is a really junky graphic that did not blow up very well from the SBA website. But as we're talking about the entire process, right, we are just outside the box for another like six hours. On May 1st, we'll hop inside the box into that eligibility period. At each of these steps in the process, The MSBA will have to sign off that we have completed all of the requirements of that phase. There will have to be a board meeting where they vote to invite us to the next phase. So at any point in this process, the MSBA could say, you're not ready to move on. They could also say, we don't like what you're doing. And they could also say, forget about it. So our job here is that none of those things happen. Our job is that we are going to play this clean, we are going to be comprehensive, and we are going to move as fast as we humanly can. Okay, so we're going to give the MSBA a run for their money because we're going to be ready for them. Well, we'll see. But that eligibility period lasts for 270 days. So by January, we have to be done with the eligibility phase. I'm going to talk a little bit about what happens in that phase. Beyond the eligibility phase, just briefly, when we talk about forming the project team, that means bringing on board our owner's project manager. then we go into the feasibility study. When people think about what we're doing on this committee, they think we're doing a feasibility study right now. They think we're deciding, are we building? Are we renovating? Where are we building? Is it on the field? Is it in the parking lot? How's it going to work? We are not there yet. So please tell all your friends We will get there and we will work with professionals to help make those assessments on behalf of what we need to do in this building. And then we'll move on to schematic design, funding the projects. That is where we vote as a community to fund this project. I cannot stress how important that will be, but also we've got a lot of work to do before we get there. Once that happens, we go into detailed design, then we put a shovel in the ground, and then at some point in future, we complete the project. So that's sort of the soup to nuts. My goal is that we're just going to take this one step at a time. We're going to do what we need to do to be compliant with the eligibility period, and then we're going to move on. As we near that next phase, we're going to start talking about how can we accelerate the work. But for right now, our focus is eligibility. So if you can flip to the next page. The eligibility process is its own graphic, which you cannot see. So go ahead and flip to the next slide. Okay. So there are five things that have to happen in this phase. One is the initial compliance certification. It's a legal agreement that binds the city to comply with the MSBA's process. It has been signed and it has been delivered to the MSBA. We are one day ahead of schedule and I'm going to own that. Thank you, Mayor and Superintendent. We're on our way. Number two, the building committee has to be formed. You're all here. The school committee said meet before May 1st and here we are on April 30th. We've done it. The form will be submitted to the MSBA shortly. So we are working on that and that'll be submitted shortly. That's obviously the easy part. It's paperwork. I think The whole eligibility phase is a lot of paperwork, but this is the easy stuff. And we're just going to get it done and get it out of the way. The MSBA will need to sign off on our committee. We have met all the requirements. So the MSBA has all kinds of things that it requires of us in terms of who is on this committee. We've met all of those requirements with all of you here. Now we're going to dive into the actual work. There's three additional things that have to happen. One is what they call an educational profile. It's a template document, and it requires us to say, what happens in this building today? How many classrooms? How many math classrooms? How many swing spaces? How big is your theater? All of it, right? So it asks you to describe currently what happens in this building. It also asks you to describe what you envision for the future of this building. So this is where those conversations about Curtis Tufts, those conversations about early childhood become very, very important. Because between our statement of interest and this eligibility phase, educational profile, that will set the tone for how all the construction professionals actually can do their work. So this is going to set the scope, as it were, for the work that has to be done to actually get this building put up. So there's a lot of work that's been done right now in this process. I have been meeting with the administrative team since February. We meet multiple times a week. They're very sick of me. I would be sick of me. But one of the things that we have started to do is say, what can we chip away at? And so the document is pretty well drafted when it comes to What do we do in this building? All the classrooms have been counted. All the programs have been outlined. There's a little bit more work for the administration to do in terms of what happens today to accurately describe that. The other thing that is obviously much more complicated is having some conversation around what will we do in this building in the future? So in that conversation, again, we've been having a lot of sort of broad conversation. We've been sort of tapping into like the strategic planning parts of our brain to ask big questions, and I'm going to use Curtis Tufts just for a quick minute. We have had some discussion about do our educators think that is something that we should be thinking about and the answer to that is yes, they said, yes, we should be thinking about that. And so we started to say okay what does that look like what might. the requirements be. So we've started that conversation, but that conversation is bigger than what this committee can sort of chew on because it sort of dabbles in responsibilities of the school committee. So last night I served up a resolution asking our special education and behavioral health subcommittee, which is actually chaired by member Rousseau, to have a meeting on a very tight timeline to collect input and feedback about that very narrow topic. Would co-location of the Curtis-Tufts onto this campus in some capacity be beneficial to the educational outcomes of the students that go to Curtis-Tufts? There is another Medford resident who actually spoke last night. He is in charge of a very comparable program at Somerville. He talked about this transition just happening in Somerville and how it exploded his population. It has changed the game for the students who need that alternative setting in terms of access to things like sports teams, in our case, the vocational programs. So there's huge, huge opportunity, but We want to make sure that the community and the committee have some opportunity to sort of think about all that that might bring to the table and provide a recommendation back to this committee. So that has been turfed. Last night, officially, to the Special Education Subcommittee, they will meet. They will invite current staff, current students, former students, community members, etc, etc. And Jack Hevery from Somerville to come and talk and work through that and provide a recommendation. So they're on their way, that will come back by mid-June. So they have their work cut out for them, but that will help us inform the drafting of that piece of what we envisioned for this school. Because what we likely will need is not just a couple of classrooms somewhere in the building. Part of why the Curtis Tufts is successful is because the environment is considerably different than this very, very big campus with 1,200 students. So we will have to think carefully about how we craft that. But hopefully, the work that the subcommittee does will come back to us and can be sort of funneled in. Marta and Chad will come to a future school committee meeting in the coming weeks and Marta will be talking about some of her ideas for alternative programming and what all that might look like even in the short term. And so that is something that will have to be sort of folded in. Joan and Suzanne and I and Paul had a conversation yesterday about early education. Our elementary schools are busting at the seams. We'll have to grapple with that problem sometime. MEEP used to be housed here. And we are going to explore a case that says MEAP should come back here. And that may or may not be ultimately where we land, but that is something that we're exploring because now is the time. We also talked a lot about students who don't have any sort of pre-k education, and as they enter our public schools, just how challenging the entry for those students are. And so we are also talking about things like how big is the wait list, and how many students come to us who have never been in some sort of pre-k setting, and what kind of capacity would we need to service a bigger, more comprehensive early education program out of this building, because all of that would need to go into this document. So we are working on that. So as these things are happening, there's been a lot of work to date on this educational profile. The one big piece of educational profile we haven't touched yet is the communication strategy. I'll talk about that in just a minute. But on the education side, there's so much that our educators have to do for us to be able to get that document pulled together. I just want you all to know it's all in process and as we go through our next several meetings we'll bring those documents forward so we can start to do like broader reading of those documents, ask for suggestions, make sure that we are really thinking about all the angles of what we need to describe and so that is where I think all of you play a really important role to say I think you need to describe what we're doing here a little bit differently based on what I know or based on sort of what the vision is for the arts programs or for the vocational programs, et cetera, et cetera. So that's where we are on the educational profile. Curtis Tuft's co-location is in subcommittee. The other big sort of newer, newish, changing topic is MEEP. What MSBA describes as the reason for delay often in communities is that they're having to make very big decisions that feed their building process. Like, do we combine two schools? And so that obviously has its own energy and its own set of requirements, which makes it very challenging to be able to move quickly. So we are trying to both think very big because this is a one-shot opportunity to think about what the district really does need in a very comprehensive way, but also move as fast as possible. So all that work has been in progress and moving as quickly as is humanly possible. Peter, can you go to the next slide? Very similarly on the vocational side, because we have a very active vocational school, we have another document that needs to be filled out, which is a Chapter 74 viability. Chapter 74 is the chapter of the regulation that establishes vocational programs, right? OK. That drafting is in progress. We have to tell them, here are the programs we have. Here is the capacity of those programs. Here is our current enrollment. And things like, what is our wait list? We also have an opportunity to describe intended expansion of these programs. Chad and Peter will be at the school committee talking about potential for expansion. That is a school committee matter because expanded program takes much more than just a building. It takes equipment, it takes staffing. So the school committee has to weigh in on that. So that's gonna come before the school committee on May 20th, and that will feed sort of the finalization of the chapter 70 form and and this group will read through and sort of get ready for that as well. Um, and then there is a piece, um, of the puzzle, which, um, the mayor and the superintendent and I are talking to MSBA about later this week, which is really information around city planning. So we can start to, um, feed information into what they call their enrollment study that helps size the building. So you've probably heard a lot about this building was built for 4,000 students, and now there's only 1200 that. Whether 4,000 was the number or not, I don't know, but it is true that the number is different. And so one of the things that the MSBA will do in the eligibility phase is they will say, we're going to build a building for this many students. That usually tracks with something like what happens in the building today. However, if there's huge planned expansion in the city in terms of housing units going up for development, they're going to want to know all of that. So that they can size the building because they don't want us to build a building that is immediately out of capacity. They also don't want us to build a building that will never be at capacity, right so so that's some of the work that's happening there. Fourth thing, maintenance documents. There's a questionnaire that we have to answer that outlines all of our maintenance practices across the district. So it's things like, do you do recommissioning? And how is your staff trained? There's like 20 variables. That document is also in draft and moving along as quickly as is humanly possible. We'll get to that probably a little bit later in June. Final thing that we need to do to be considered done with eligibility is we have to identify funding for the feasibility study, which is probably somewhere in the neighborhood of two and a quarter to two and a half million dollars. We're not ready for that yet, but we're making plans. The mayor and I are working on what will that plan be from a financial task force perspective, so that that money can be accounted for and cared for as quickly as it is required to be. questions about the process.
[Preisner]: Chắc chắn. Vì vậy, khi nó nói ủy quyền địa phương, điều đó có ngụ ý bầu cử không bỏ phiếu không? KHÔNG. Hoặc nó ngụ ý Có tiền. Chính quyền thành phố đã xác định tài trợ. Chính xác. Đầy đủ, một phần trong đó sẽ được hoàn trả. Nhưng tôi nghĩ rằng ủy quyền phải dành cho toàn bộ số tiền. Chính xác. FDA sẽ cho bạn biết khoản bồi hoàn dựa trên nơi chúng tôi rơi vào việc hoàn trả.
[Jenny Graham]: Chính xác. Vì vậy, tính khả thi, tài trợ này sẽ phải trang trải toàn bộ chi phí của nghiên cứu khả thi. Không phải toàn bộ dự án, chỉ là nghiên cứu khả thi, giống như từ 2 đến 2,5 triệu đô la. Thành phố sẽ trả tiền cho toàn bộ nghiên cứu khả thi đó lên phía trước. Và sau đó, MSBA chứng nhận tỷ lệ hoàn trả của chúng tôi cho dự án và chúng tôi thành công trong suốt quá trình, họ sẽ hoàn trả cho nghiên cứu khả thi tương xứng với tỷ lệ phần trăm phân bổ mà họ cung cấp cho chúng tôi. Vì vậy, yeah, yeah. Họ sẽ sử dụng cùng một công thức đó và áp dụng cho nghiên cứu khả thi và giảm giá trở lại thành phố. Nhưng thành phố phải đứng trước số tiền này. Vì vậy, những gì phải xảy ra ở đây là rằng chúng ta sẽ phải làm điều đó. Nếu chúng ta cần phải đi ra ngoài để chọn cử tri để mua số tiền này, chúng ta phải làm điều đó. Chúng tôi không lường trước rằng chúng tôi cần phải làm điều đó. Chúng tôi đã có một kế hoạch tài trợ cho điều đó, và chúng tôi nên tốt. Vì vậy, chúng tôi đã ổn ở đó, và điều đó sẽ yêu cầu một cuộc bỏ phiếu của Hội đồng thành phố để ủy quyền cho các quỹ và đặt nó vào một nơi mà chúng tôi có thể truy cập nó. Nhưng chúng ta đang ở trong tình trạng tốt ở đó. Như tôi đã đề cập, tất cả những điều này phải được kết thúc vào tháng Giêng. Mỗi người có một thời hạn cụ thể liên quan đến nó. Tôi sẽ thực sự hung hăng và nói với bạn rằng tôi muốn tất cả những điều này được hoàn thành trước khi bắt đầu đi học vào năm tới. Và bất cứ nơi nào có thể, tôi muốn những việc này được thực hiện vào ngày 30 tháng 6. Ừm, vì vậy đó là lý do tại sao chúng tôi đã gặp gỡ và làm việc và thúc đẩy. Ừm, và tôi nghĩ rằng, ừm, đó là điều quan trọng đối với chúng tôi để kéo dài. Vì vậy, chúng ta hãy kéo dài và hãy sẵn sàng. Ừm, MSBA sẽ có công việc của họ để làm về mặt, ừm, về mặt nhận được, ừm, nghiên cứu tuyển sinh được chứng nhận và tất cả những điều đó, nhưng tôi muốn chúng tôi có thể cung cấp cho họ mọi thứ họ cần để chúng tôi có thể di chuyển nhanh nhất có thể vào giai đoạn tiếp theo đó. Câu hỏi về dòng thời gian. Được rồi. Vì vậy, chúng tôi chỉ còn 20 phút nữa. Cuối cùng, chúng tôi đã liệt kê ở mặt sau của chương trình nghị sự một số cuộc họp của tiểu ban sắp tới. Tôi muốn chúng tôi suy nghĩ và ưu tiên hai điều vì chúng tôi Đi vào giai đoạn đầu tiên này. Một là một ủy ban tham gia truyền thông và cộng đồng. Tôi muốn loại tiểu ban, sẽ không quá bảy thành viên bỏ phiếu, mà là một nhóm quan tâm gặp nhau trong tiểu ban để thực sự có thể mô tả và phác thảo quá trình tham gia cộng đồng của chúng tôi. Tôi nghĩ rằng tất cả các bạn đã thấy mọi người trong cộng đồng bày tỏ mối quan tâm của họ, Medford sẽ làm hỏng việc này? Nó sẽ hoạt động? Nó sẽ xảy ra? Vì vậy, có sự tiếp cận cộng đồng khổng lồ phải xảy ra. Và chúng ta càng sớm bắt đầu điều đó, cuối cùng chúng ta sẽ thành công. Tôi nghĩ rằng đây là một cuộc trò chuyện lớn hơn, bởi vì trong tâm trí tôi, chúng tôi có Một loạt các bảng và hoa hồng lớn. Nhiều người trong số họ quan tâm đến dự án này. Và do đó, sẽ cần phải có một số tiếp cận để hiểu khi nào và làm thế nào để thu hút họ để chúng ta có thể có điều đó vào kế hoạch tổng thể của chúng ta tiến về phía trước. Nhóm thứ hai tôi muốn thành lập tối nay là các quy tắc và ủy ban trên tàu. Vì vậy, giống như bạn đã nghe từ Janelle, chúng tôi phải thiết lập một số quy tắc về cách chúng tôi sẽ hoạt động, đặc biệt là xung quanh sự tham gia của công chúng, nhưng nói chung. Tôi hy vọng ủy ban này sẽ bị giới hạn về thời gian. Tôi hy vọng bạn có thể gặp nhau một lần, đưa một bản nháp trở lại nhóm này, và sau đó chúng tôi có thể áp dụng các quy tắc đó và loại quản lý từ đó. Và sau đó, ủy ban thứ ba sẽ không gặp nhau nhanh chóng, nhưng sẽ gặp nhau, Trước cuối tháng 6 là tiểu ban tài chính. Vì vậy, đó sẽ là một ủy ban thường trực sẽ gặp và tiếp tục trong suốt cuộc đời của dự án. Điều quan trọng cần lưu ý là khi thời điểm mà cộng đồng phải bỏ phiếu, Ủy ban này không phải là nơi mà công việc đó xảy ra. Vì vậy, nếu chúng ta đang nói về việc cuối cùng cần loại trừ nợ để tài trợ cho dự án này, ủy ban này không phải là nơi, giống như, chúng ta hãy thông qua việc loại trừ nợ xảy ra. Điều đó thực sự không thể xảy ra ở đây. Nó phải xảy ra bên ngoài nhóm này. Ừm, vì vậy ủy ban tài chính này, tôi thấy điều này là nhiều hơn, ừm, cung cấp đầu vào, ừm, và hiểu biết về những thứ như mua, mua sắm, um, của người quản lý dự án của chủ sở hữu của chúng tôi, ừm, của các kiến trúc sư của chúng tôi, loại đó, um, nhưng cũng để giúp thông báo, như chúng ta cần gì về tính khả thi? Có chi phí khác mà chúng ta cần phải chiếm? Vì vậy, có, có một số công việc tài chính phải được thực hiện, mặc dù, ừm, Bạn biết đấy, tôi không dự đoán rằng nhóm đó sẽ gặp nhau cho đến một chút sau đó vào tháng Năm. Vì vậy, chúng ta sẽ nói thêm một chút về các quy tắc đặt hàng của Robert và tất cả những điều đó trong cuộc họp tiếp theo của chúng tôi. Tôi biết đó là, mọi người đều thích nhìn tôi như thế, hãy ngừng nói, làm ơn. Đó là 8. Vì vậy, tôi nghĩ rằng những gì tôi quan tâm là như thế, nếu có những người nghe bất kỳ chủ đề nào và nói, tôi thực sự muốn trở thành một phần của Một trong những tiểu ban đó, bạn có thể tự nhận dạng không? Và tôi cũng sẽ lịch sự đề nghị rằng các quản trị viên của trường có thể giữ tay bạn vì bạn có công việc của riêng bạn để làm để sẵn sàng cho tất cả những gì còn lại của những gì chúng tôi vừa mô tả. Vì vậy, bạn được chào đón 100%. Để tham gia, nhưng chúng tôi cần bạn được trình bày tại Ủy ban trường học. Chúng tôi cần John và Peter để giúp đỡ với các kế hoạch bảo trì đó, et cetera. Vì vậy, nếu có những người quan tâm đến bất kỳ chủ đề nào khác, ủy ban không thể quá lớn, nhưng nó có thể là bất kỳ quy mô nào mà chúng tôi cho là cần thiết để hoàn thành công việc. Vì vậy, những tiểu ban đó, tôi đặt chúng vào lịch. Chúng tôi sẽ gặp nhau bằng cách phóng to hoàn toàn vào những buổi tối đó chỉ để làm cho mọi thứ dễ dàng hơn một chút. Nhưng, bạn biết đấy, mỗi người sẽ có một cuộc họp khá cụ thể bởi cuộc họp tiếp theo của chúng tôi vào ngày 13 tháng 5, đó là mang lại một bản nháp về những gì đề xuất của họ. Có tình nguyện viên nào không? Đúng.
[Breanna Lungo-Koehn]: Cho hai người kia. Chỉ định bao nhiêu?
[Jenny Graham]: Tôi nghĩ rằng nó có thể là bất kỳ số lượng người. Nó không thể là nhiều hơn bảy thành viên bỏ phiếu. Nhưng tôi nghĩ rằng nếu chúng tôi thực sự vừa đưa tất cả các nhân viên của trường ra khỏi bàn, tôi không quá lo lắng rằng chúng tôi sẽ đi vào đó. Nhưng tôi quan tâm nhiều hơn đến những người làm những việc mà họ cảm thấy rất phù hợp với công việc họ đang làm, cho công việc mà họ đam mê. Cảm ơn. Maria. Truyền thông. Cảm ơn. Tracy. Quy tắc. ĐƯỢC RỒI. Truyền thông. Marissa. Tuyệt vời.
[Libby Brown]: Ý tôi là, tôi có thể đưa vào hai và xem liệu có đủ thông tin liên lạc hoặc tài chính không. ĐƯỢC RỒI. ĐƯỢC RỒI.
[Jenny Graham]: Tôi sẽ đưa bạn vào tài chính. Âm thanh đó thế nào? Nghe có vẻ tốt. ĐƯỢC RỒI. Tôi có nghe thấy gì không?
[Suzanne Galusi]: Được rồi.
[Jenny Graham]: Và Fiona, Tài chính. Và chúng ta có thể ký hợp đồng với tài chính không? Tuyệt vời. Vâng, yeah, hoàn toàn. Bất kỳ người tham gia khác cho các ủy ban này?
[Preisner]: Nếu bạn không có đủ tài chính. Được rồi, tôi sẽ đưa bạn vào danh sách.
[Jenny Graham]: Có hai người cho các quy tắc và trên tàu. Đó là chính xác. Tôi đã lên kế hoạch ngồi trên tất cả các ủy ban, nhưng có lẽ chúng ta có thể yêu cầu Emily Lazzaro phải theo các quy tắc và tiểu ban trên tàu. Ừm, và vì vậy tôi sẽ kiểm tra với cô ấy, nhưng, ừm, và tôi cũng đã đưa Nicole Morell lên tiểu ban truyền thông. Vì vậy, ừm, chúng tôi sẽ kiểm tra với họ, nhưng có ai khác cảm thấy mạnh mẽ, hoặc bạn muốn đi?
[Aaron Olapade]: Được rồi, tuyệt vời. Chà, tôi sẽ nói tài chính, nhưng tôi chắc chắn không có nhiều kinh nghiệm trong đó. ĐƯỢC RỒI.
[Jenny Graham]: Tôi nghĩ chúng tôi tốt. John? Không, bạn có việc phải làm. Ồ, hoàn toàn.
[Parkinson]: Và tôi nghĩ cho tất cả các kỹ thuật viên thực tế trong nhóm,
[Jenny Graham]: Sẽ có một nhóm làm việc trước khi chúng tôi đi quá xa về vấn đề này phải kết hợp RFP cho người quản lý dự án của chủ sở hữu. Đó không phải là chuyên môn mà tôi nắm giữ. Đó không phải là lý do tại sao tôi ở đây. Vì vậy, chúng tôi sẽ dựa vào mọi người cho các tiểu ban khác nhau theo thời gian. Đây chỉ là trong quan điểm của tôi những gì tôi nghĩ chúng ta nên bắt đầu. Điều đó có ý nghĩa không? Có ai có bất kỳ đề xuất nào khác về những điều phải xảy ra sắp xảy ra không? Tôi có một câu hỏi. Chắc chắn.
[Larry Brown]: Bạn đã đề cập như Curtis có khả năng đến ở đây và tất cả các cách sử dụng khác nhau cho cơ sở. Người đang khám phá những lựa chọn đó, tức là Giống như cộng đồng ED, như làm việc có thể với một trường cao đẳng cộng đồng, các khóa học buổi tối như tôi đã ở đó với hy vọng với Hiệp hội các nhà thầu tổng hợp AGC và họ đang học giáo dục người lớn. Ai đó thích, Đặt một loạt các tùy chọn trên bàn mà các bạn thích xem xét hay thế nào?
[Jenny Graham]: Đúng, loại không, nhưng không hoàn toàn. Chúng tôi chưa hoàn toàn ở đó. Vì vậy, tôi nghĩ rằng một khi chúng ta vượt qua má hồng ban đầu này của chương 74, giống như nó có thể có ý nghĩa đối với chúng ta để sắp xếp thêm điều đó vào. Vì vậy, khi chúng ta bắt đầu đọc qua các tài liệu đó, tôi nghĩ đó là thời điểm tốt để nói như thế nào, chúng ta cần phải tiếp cận ai khác?
[Larry Brown]: Bởi vì tất cả những loại công cụ đó sẽ tác động Khả năng tiếp cận, sự gần gũi, quy mô của các cơ sở so với công cụ khác, lưu trữ, đỗ xe, bạn biết đấy.
[Jenny Graham]: Được rồi, vâng, tôi nghĩ đó là một ý tưởng tuyệt vời. Tôi sẽ đưa nó vào danh sách. Đúng.
[Ruseau]: Trên thực tế, chúng tôi bị giới hạn bởi thành phố của chúng tôi. Chúng tôi là. Nếu mọi người trong phòng giống như, liên bang nên ở đây.
[Parkinson]: Nó không ở trong thành phố.
[Jenny Graham]: Nhưng các trường cộng đồng là. Vì vậy, yeah.
[Preisner]: Được rồi. Vâng, vì vậy tôi muốn hỏi, bạn biết, ai sẽ tài trợ cho ủy ban này với bất kỳ hình thức cơ sở hạ tầng kỹ thuật số nào? Vì vậy, tôi sẽ tham khảo SOI. Có SOI. Có những cuộc khảo sát đã cho rằng SOI đó. Có lẽ có toàn bộ danh sách các tài liệu công cộng khác không thực sự có thể truy cập công khai, nhưng điều đó nên được. Bạn biết đấy, tiểu ban tham gia cộng đồng truyền thông này sẽ có gánh nặng Truyền đạt điều tương tự có lẽ với nhiều người. Vâng, điều đó được thực hiện một cách hiệu quả nhất thông qua một trang web, thông qua một kho lưu trữ được chia sẻ, và chắc chắn có thể có một đối diện bên ngoài Bạn biết đấy, cổng thông tin giống như một trang web như mọi trường có một trong những dự án này và sau đó là một kho lưu trữ cuối cùng, nơi Sheldon có thể nhìn vào vậy tại sao, ví dụ, nó có thể có sẵn cho các thành viên hoặc, bạn biết, trong danh sách truy cập. Chắc chắn.
[Jenny Graham]: Tôi có thể cung cấp cho bạn một bản cập nhật. Chúng tôi đã nhận được điều này. Vì vậy, chúng tôi thực sự đã mua một URL duy nhất cho ủy ban này và đó là BuildingMhs.org. Điều đó có đúng không? Được rồi. Vì vậy, URL tồn tại. Trang tồn tại. Thomas thực sự đang làm việc trên loại xương của tài nguyên cộng đồng đó. Lý do mà chúng tôi đã yêu cầu tất cả các bạn về BIOS và hình ảnh là tất cả những người sẽ được truy cập trên trang web, vì vậy anh ấy làm việc thông qua tất cả những điều đó trong vai trò là Giám đốc Truyền thông. Tom đã đồng ý, mặc dù ông là Giám đốc Truyền thông hướng ngoại, để duy trì cụ thể cho dự án này cho đến khi chúng tôi thuê người thay thế. Vì vậy, trang web đó đang được xây dựng bởi cả Thomas và một số sinh viên dạy nghề của chúng tôi, tôi giả sử theo Lisa Miller. Và sẽ có một thành phần tài liệu của nơi mà tất cả các tài liệu có thể truy cập công khai đó sẽ là để khi ai đó nói, đây là nơi nào? Chúng ta có thể chỉ chúng vào một nơi. Tất cả các biên bản cuộc họp của chúng tôi sẽ đến đó. Tất cả các chương trình họp của chúng tôi sẽ đến đó. Vì vậy, chúng tôi đã có toàn bộ cấu trúc đã cố gắng để làm điều đó. Chúng tôi chưa hoàn toàn sẵn sàng, nhưng tôi hy vọng cuộc họp tiếp theo, chúng tôi sẽ có thể cung cấp cho diễn đàn của chúng tôi một tour du lịch. Trang web đó.
[Preisner]: Được rồi. Ừm, và vì vậy chỉ để theo dõi đó sẽ là cổng thông tin hướng ra bên ngoài. Làm thế nào về phần phụ trợ cho chúng tôi?
[Jenny Graham]: Vì vậy, đó là một câu hỏi khó vì theo luật họp mở, thực sự không có kết thúc ngược cho chúng tôi. Ngay khi một chương trình nghị sự được đăng, tất cả các tài liệu của nó là một phần của hồ sơ công khai. Và nếu chúng ta, điều khó khăn là nếu chúng ta đang làm việc trên những thứ đằng sau hậu trường, chúng ta rất có thể vi phạm luật gặp gỡ mở. Vì vậy, các quản trị viên có các bản sao làm việc của các tài liệu mà họ đang làm việc và họ không đại diện cho một đại biểu và họ có thể tiếp tục làm điều đó. Một khi những tài liệu đến đây, chúng sẽ được đặt trong một ổ đĩa có sẵn công khai. Và khi chúng tôi nói về việc chỉnh sửa một tài liệu, không có chỉnh sửa ngoại tuyến của ủy ban này. Nó không được phép theo luật họp mở. Thật không may, chúng tôi sẽ ngồi đây một cách đau đớn và cùng chỉnh sửa một tài liệu. Nó thực sự là một trong những phần đau đớn nhất của việc quản lý quá trình này mà tất cả các bạn đã đăng ký. Tôi xin lỗi. Nhưng vâng, nó cực kỳ đau đớn, nhưng ngoại tuyến, loại chỉnh sửa ngoại tuyến hoạt động siêu hiệu quả ở mọi nơi khác trên thế giới không phải là một lựa chọn ở đây.
[Preisner]: Được rồi, vì vậy không có Google Drive, không có tài liệu chung, mọi thứ sẽ được phát hành. Khi chúng được phát hành, họ xuất hiện trên trang web. Khi chúng xuất hiện trên trang web, về cơ bản chúng là kiểm soát cấu hình và không thể thay đổi trừ khi những thay đổi đó được tiến hành ở đây.
[Jenny Graham]: Chính xác. Đúng. Nó là hoàn toàn khủng khiếp. Chúng tôi đã tìm ra cách để làm cho nó bớt khủng khiếp hơn, nhưng đó là mức độ ít khủng khiếp hơn, đáng buồn. Và đó là một cách chắc chắn để có được bản thân trong nước nóng với cộng đồng về cách các tài liệu được chỉnh sửa. Vì vậy, sẽ có, và khi chúng tôi làm những điều đó, tôi thấy rằng những cuộc họp đó có hiệu quả hơn nhiều khi Zoom. Bạn có thể ngồi ở nơi bạn cần ngồi và mọi người có thể xem một tài liệu được chỉnh sửa và không thể có ý tưởng rằng tài liệu đang được chỉnh sửa mà không xảy ra khi mở. Vì vậy, chúng tôi phải bước đi rất nhẹ về điều đó. Nhưng vâng, đó là một quá trình.
[Parkinson]: Chính sách hoàn toàn sai, 40 thành viên. Và một thành viên giống như, Simon, chỉ cần đảm bảo rằng bạn ở phía sau và thích, viết bình luận của chúng tôi ở đó và đặt chúng lại với nhau. Và câu trả lời là không. Vì vậy, bạn gõ nhận xét của bạn, trả lời để có, họ giống như, được, thừa nhận.
[Suzanne Galusi]: Vâng.
[Parkinson]: Chỉ là, chúng tôi xin lỗi. Điều này giống như, chúng tôi đồng ý rằng đây có lẽ là lớn nhất
[Breanna Lungo-Koehn]: Vâng. Cảm ơn bạn một lần nữa vì đã ở đây. Tôi cũng rất quan tâm đến phần comms, mặc dù thật tuyệt khi làm việc, nhưng tôi rất vui khi luôn nhận được một số cuộc gọi. Và họ sẽ trở lại đây.
[Jenny Graham]: Tất cả những bản cập nhật đó sẽ trở lại đây. Bất kỳ câu hỏi nào khác tôi có thể trả lời về các tiểu ban hoặc bất cứ điều gì khác trong chương trình nghị sự?
[King]: Tôi có một câu hỏi. Tôi có một câu hỏi về bỏ phiếu. Vâng, khi chúng tôi được bỏ phiếu. Vâng, chúng tôi không. Một điều mà tôi chưa bao giờ có đầu của mình là proxy cho phép.
[Jenny Graham]: KHÔNG. Không, nó không phải là. Proxy có được phép trong một cuộc họp không? Không, bạn không thể gán phiếu bầu của mình cho người khác. Khi chúng tôi hoãn lại cuộc họp này, chúng tôi sẽ thực hành bỏ phiếu vì chúng tôi phải bỏ phiếu để hoãn cuộc họp. Nói chung, điều đó sẽ xảy ra thông qua những gì họ gọi là một cuộc bỏ phiếu bằng giọng nói, nơi mọi người chỉ nói Aye và chúng tôi đi. Chúng tôi sẽ thực hành một cuộc gọi cuộn vì nó Một lần nữa, kỳ lạ và khó xử. Vì vậy, chúng tôi sẽ làm điều đó để hoãn lại cuộc họp. Nhưng bất kỳ câu hỏi nào khác trước khi chúng tôi hoãn lại cuộc họp? Anh ấy đã chú ý. Nhưng tôi nghĩ rằng điều khác đáng để mô tả là có một số lượng thành viên không bỏ phiếu lành mạnh trong ủy ban này. Những lý do cho điều đó không phải vì chúng tôi không muốn nghe từ bạn. Bạn ở đây vì chúng tôi muốn nghe từ bạn. Khi phiếu bầu xảy ra, chúng tôi sẽ không gọi tên của bạn và bạn sẽ không bỏ phiếu. Nhưng khác với điều đó, bạn là một thành viên đầy đủ của ủy ban này. Tôi đã thận trọng rằng Khi bạn có quá nhiều thành viên bỏ phiếu, việc thực hiện kinh doanh rất khó khăn vì bạn phải có một đại biểu của ủy ban để thậm chí gặp và thực hiện kinh doanh. Rằng tất cả trở nên rất, rất phức tạp. Vì vậy, đây là loại nỗ lực của chúng tôi để nói, chúng tôi muốn có một ủy ban vòng lớn, nhưng chúng tôi cũng cần có khả năng thích di chuyển một cách hiệu quả và hiệu quả và tất cả những thứ đó. Vì vậy, đó là loại lý do đằng sau. Những gì chúng tôi đã làm ở đó. Và, bạn biết đấy, tôi nghĩ rằng, bạn biết đấy, quy mô của ủy ban này sẽ thay đổi trong suốt cuộc đời của nó, chắc chắn.
[King]: Vậy là 25?
[Jenny Graham]: Vâng, có 15 thành viên bỏ phiếu của ủy ban, vẫn còn khá nhiều thành viên bỏ phiếu. Và chúng tôi sẽ thực hành bỏ phiếu chỉ trong một giây. Nhưng có câu hỏi nào khác cuộc họp tiếp theo không? Các quy tắc, các quy tắc và trên tàu vào ngày 7 tháng 5, sự tham gia của cộng đồng vào ngày 8 tháng 5 và họ sẽ đưa những phát hiện của họ trở lại nhóm này vào ngày 13 tháng 5. Vì vậy, chi, phần lớn cuộc họp ngày 13 tháng 5 của chúng tôi sẽ làm việc thông qua các khuyến nghị đó, đồng ý về các kế hoạch đó. Một lần nữa, vì vậy chúng tôi sắp xếp trong chế độ bắt đầu. Và sau đó, chúng ta sẽ đi vào phần của một số tài liệu mà chính quyền đã làm việc và bắt đầu Làm một bài đọc qua các tài liệu đó nói về những gì ở đó và loại đó. Nhưng chúng ta sẽ di chuyển nhanh. Chúng tôi đã đưa ra lịch trình họp chỉ bằng cách giống như một chút lý do ở đó. Chúng ta sẽ gặp nhau tốt nhất có thể trực tiếp ở đây tại Giám mục 489 cho Từ bây giờ đến cuối tháng Sáu. Tôi hứa với bạn rằng chúng tôi sẽ trở lại vào tối thứ Hai vào đầu năm học tiếp theo. Nhưng điều này từ nay đến cuối tháng 6, giữa các cuộc họp của ủy ban trường học và ngày lễ, nó hoàn toàn không thể thực sự tổ chức loại lịch trình đó. Chúng ta sẽ chỉ gặp nhau qua Zoom vào mùa hè và chúng tôi thực sự đã chuyển các cuộc họp sang thứ Tư để xem xét rằng thứ Hai và thứ Sáu thực sự rất khó khăn vào mùa hè để có được một diễn đàn của bất cứ ai làm bất cứ điều gì. Vì vậy, hy vọng chúng ta có thể thực hiện công việc đó, nhưng tôi đã cố gắng giữ cho lịch trình họp nhẹ. Tôi nghĩ rằng sẽ có nhiều tiểu ban hơn từ bây giờ đến cuối tháng 8, nhưng đây chỉ là một sự khởi đầu để mọi người có thể cố gắng tổ chức cuộc sống bận rộn của họ. Đúng.
[Parkinson]: Đó là một câu hỏi proxy mặc dù. Nếu bạn không thể làm được.
[Joan Bowen]: Không sao đâu.
[Parkinson]: Gửi của bạn cũng gửi một email với tất cả những suy nghĩ và nhận xét của bạn. Ghế, giọng nói của bạn đã biến mất. Vì vậy, ừm,
[Preisner]: Trên thực tế, đây là một câu hỏi kỹ thuật. Vì vậy, một quý ông không thể làm cho cuộc họp gửi cho bạn một email cho biết suy nghĩ và khuyến nghị của anh ấy, thậm chí có thể là một quyết định. Trước đó chúng tôi nghe thấy email là một ý tưởng tồi cho mọi thứ ngoại trừ cài đặt chương trình nghị sự. Và vì vậy, điều này nghe có vẻ như một khu vực màu xám. Tôi đã tự hỏi, vì vậy bạn biết luật gặp gỡ mở và hai điều đó là xung đột. Nó hoạt động như thế nào?
[Jenny Graham]: Vì vậy, tôi có thể nói với bạn rằng tôi nghĩ rằng bất kỳ luật sư nào cũng sẽ nói với bạn rằng bạn không viết bất cứ điều gì bằng văn bản, phải không? Vì vậy, đó là nơi chúng tôi bắt đầu. Đừng đặt bất cứ điều gì bằng văn bản bao giờ. Phải nói rằng, nếu bạn định viết một cái gì đó bằng văn bản, trong loại kịch bản đó, vâng, đó là một khu vực màu xám. Những gì bạn nên làm là liên lạc với ai đó và nói, hey, tôi có thể gửi cho bạn suy nghĩ của tôi không? Và bạn đã thảo luận những điều này với bất kỳ ai khác hay bạn có ý định? Và nếu bạn có thể cảm thấy hợp lý chắc chắn rằng bạn đã có một mạch kín, phải không? Rằng bạn nói với tôi, tôi có thể gửi cho bạn những suy nghĩ của tôi không? Và tôi nói, vâng. Và tôi nói, tôi sẽ không nói chuyện với bất kỳ ai khác về những vấn đề này, thì chúng tôi tốt. Nó chỉ trở thành một vấn đề khi sau đó bạn đã kết nối với một số người đại diện cho đa số bỏ phiếu trong ủy ban. Nếu, ví dụ, bạn nói, tôi muốn nói với hai người vì tôi không chắc ai sẽ thực sự thực hiện cuộc họp, điều đó vẫn ổn vì bạn đang ở phía nam tám. Khi bạn đã nói chuyện với chính mình bao gồm, với tám người, bây giờ bạn đang gặp rắc rối. Đó là khi bạn đã vi phạm luật họp mở. Phần khó khăn là tất cả mọi người liên quan phải có cùng hiểu biết về những người đã tham gia vào cuộc trò chuyện đó. Tôi đã bỏ lỡ điều gì?
[Parkinson]: Bạn có thể rất có chủ ý. Tôi chỉ nói với bạn, và bạn giống như, uh-huh. Và sau đó bạn đi và làm điều tương tự. Tất cả chúng ta đều vi phạm luật pháp, bất kể chúng ta đã làm gì để cố gắng bảo vệ nó. Vì vậy, tôi nghĩ rằng điều đó rất thú vị để vẽ một dòng. Đó là sự cân nhắc nối tiếp không quan tâm đến bất cứ điều gì. Đó không phải là nội dung, kế hoạch hoặc bảo hiểm. Nó chỉ là hai chúng ta, phải không? Vâng. Bạn đi và vi phạm điều đó. Tôi đã vi phạm pháp luật. Ngay cả khi tôi không biết. Phải, phải. Vâng, vâng, điều đó khá tốt. Chúng tôi đã quyết định?
[Jenny Graham]: Chúng tôi sẽ lấy cho mọi người một địa chỉ email theo các trường công lập Medford. Và tôi sẽ khuyến khích bạn không sử dụng email cá nhân của mình trong bất kỳ trường hợp nào cho bất kỳ doanh nghiệp nào liên quan đến MSBA. Vì vậy, ngay khi những email đó được thiết lập, chúng tôi sẽ chuyển đổi mọi thứ. Nhưng tôi thực sự khuyên bạn không nên sử dụng email cá nhân của mình cho bất cứ điều gì.
[Parkinson]: Nó làm cho hồ sơ công khai tuân thủ cách đáng sợ hơn. Tôi là nhân viên truy cập hồ sơ cho khu học chánh. Bất kỳ tài liệu nào được thực hiện trong trường kinh doanh chính thức ngoài các ghi chú cá nhân của bạn đều tự động phải được cung cấp hoặc ít nhất là có thể xem xét nếu ai đó yêu cầu họ. Vì vậy, làm tất cả trong địa chỉ email của Trường Công lập Medford, trong các trường công lập Medford của bạn, Google Suite, nơi bạn ghi chú và những thứ tương tự, thực sự hữu ích khi chỉ chứa tất cả trong không gian đó. Bất kỳ câu hỏi cuối cùng? Đó là 8,03. Chúng tôi sẽ thích các quy tắc của Robert hoãn lại cuộc họp này. Có một chuyển động để hoãn lại?
[Jenny Graham]: Chuyển động để hoãn lại bởi thành viên Olapade, được biệt phái bởi thành viên Ruseau. Cảm ơn. Ồ, bạn không thể. Được biệt phái bởi Tiến sĩ Edouard-Vincent. Được rồi, tôi đang trong một cuộc gọi cuộn. Thị trưởng Lungo-Koehn, vắng mặt. Marice Edouard-Vincent, vâng. Đúng. Suzanne Galusi, vâng. Peter cushing. Đúng. Marta Cabral. Libby Brown. Vâng. Marissa Desmond. Maria Dorsey. Đúng. Brian Hilliard. Vắng mặt. Tracy Keene. Đúng. Emily Lazzaro. Vắng mặt. Nicole Morell. Vắng mặt. Aaron Olapade. Đúng. Luke Prisner. Đúng. 10. Khẳng định. 0 trong âm. 5 vắng mặt. Cuộc họp được hoãn lại.
[Parkinson]: Báo cáo là gì? Nó có được trả tiền không?